quarta-feira, 30 de maio de 2007
Capítulo 9 - A avaliação do evento
Após o término do evento é feita uma reunião de follow-up paea que se obtenha informações sobre a satisfação dos resultados do evento e se possível a assinatura do contrato para o próximo evento. São feitas avaliações do ponto de vista dos visitantes e usadas como instrumento de pesquisa.
Por ultimo é feita a apresentação dos resultados aos patrocinadores onde são discutidos os resultados do evento e avaliada uma possível venda do próximo evento.
Autor: Giacaglia, Maria Cecília
Titulo: Eventos:como criar, estruturar e captar recurso
Capítulo 8 - Comunicação e venda do produto
Depois de gerada a idéia, estruturado o projeto do evento, tendo sido identificado o target, analisada a viabilidade financeira e realizado o planejamento comercial o promotor do evento terá agora que vender o projeto, enfrentando recusas e vencendo a concorrência.
A autora do livro discute técnicas de venda e as maneiras corretas de abordagem dividindo a venda em fases.
FASE I – Agendamento da visita
O promotor de eventos geralmente representa toda uma empresa e a venda do seu evento é feita para um patrocinador que também representa uma empresa, ou seja, um Business – to – Business. O promotor encontrará muitos obstáculos na venda de sua idéia e o primeiro deles é agendar uma visita entrevista com um possível parceiro em potencial.
Para conseguir uma entrevista com os altos executivos o promotor quase sempre passa por uma triagem, feita por atendentes ou secretarias, que tem como obrigação escolher os assuntos que sejam pertinentes à empresa.
O agendamento de uma visita é um grande passo na venda do evento, técnicas para uma abordagem correta são utilizadas para que a abordagem por telefone seja eficaz. A apresentação correta, como valorização do promotor ao se apresentar pode acabar fazendo com que o mesmo consiga o agendamento.
FASE II – Primeira reunião
Em seu primeiro contato com o decisor, o vendedor deve despertar a atenção e a curiosidade do mesmo sobre o assunto a ser tratado. Feito isso agora é o momento de escutar e de fazer perguntas pertinentes que levem as duas partes a um consenso.
Algumas regras são essenciais ao sucesso dessa fase:
-Empatia: o vendedor deve criar empatia no inicio da conversa e conquistar a atenção do contato usando as seguintes sugestões:
*Citar os relacionamentos em comum
*Envolver o contato na conversa
*Descontrair a reunião
-Motivação: identificar durante a conversa quais são as motivações daquele contato como:
*Segurança
*Inovação
*dinheiro
A fim de mostrar conhecimento, usar a abordagem consultiva e explorar a motivação do contato - target também é muito importante.
FASE III – A apresentação do projeto
A apresentação do projeto deve ser feita quando o promotor se sente pronto e certo de sua abordagem. Esse momento pode ocorrer durante a primeira reunião, ou em reuniões posteriores, agendadas ao final da primeira.
Algumas regras são essenciais na preparação desse momento:
1- Tempo de apresentação.
2- Infra – estrutura tecnológica
3- Forma de apresentação
4- Cópias da apresentação
5- Customização real
Algumas mensagens, ligadas aos fatores motivadores do contrato – target, podem ser colocadas durante a apresentação.
Fase IV – A negociação
Na Fase de negociação o vendedor enfrentará uma serie de objeções e questionamentos sobre o projeto e seus valores. Há dois tipos de situações possíveis de objeção:
1- Negativa firme e decidida: quando as objeções são muito fortes e fechadas.
2- Questionamentos e negativas abertas: quando o cliente efetua perguntas e levanta duvidas ou objeções flexíveis, está demonstrando interesse, mas ainda há algo a resolver.
Algumas regras para uma boa argumentação das objeções desse tipo são:
-não brigar por posições
-não ficar preso a uma objeção
-ouvir e dar credito ao cliente
Fase V – Conclusão
O promotor não deve confiar muito e não deve contar com recursos que não estejam em suas mãos. A negociação somente termina quando é feita a assinatura do contrato.
Uma das habilidades, portanto, de um bom vendedor é ser imediatista e não perde o foco nem o objetivo fival da negociação, que é a assinatura do contrato.
FASE VI – Follow-up
A ultima etapa do processo de venda de um evento – o follow-up é necessário para que o vendedor garanta a satisfação do cliente, levando-o a investir nas futuras edições do evento ou em outros eventos organizados ou promovidos por sua empresa.
A autora do livro discute técnicas de venda e as maneiras corretas de abordagem dividindo a venda em fases.
FASE I – Agendamento da visita
O promotor de eventos geralmente representa toda uma empresa e a venda do seu evento é feita para um patrocinador que também representa uma empresa, ou seja, um Business – to – Business. O promotor encontrará muitos obstáculos na venda de sua idéia e o primeiro deles é agendar uma visita entrevista com um possível parceiro em potencial.
Para conseguir uma entrevista com os altos executivos o promotor quase sempre passa por uma triagem, feita por atendentes ou secretarias, que tem como obrigação escolher os assuntos que sejam pertinentes à empresa.
O agendamento de uma visita é um grande passo na venda do evento, técnicas para uma abordagem correta são utilizadas para que a abordagem por telefone seja eficaz. A apresentação correta, como valorização do promotor ao se apresentar pode acabar fazendo com que o mesmo consiga o agendamento.
FASE II – Primeira reunião
Em seu primeiro contato com o decisor, o vendedor deve despertar a atenção e a curiosidade do mesmo sobre o assunto a ser tratado. Feito isso agora é o momento de escutar e de fazer perguntas pertinentes que levem as duas partes a um consenso.
Algumas regras são essenciais ao sucesso dessa fase:
-Empatia: o vendedor deve criar empatia no inicio da conversa e conquistar a atenção do contato usando as seguintes sugestões:
*Citar os relacionamentos em comum
*Envolver o contato na conversa
*Descontrair a reunião
-Motivação: identificar durante a conversa quais são as motivações daquele contato como:
*Segurança
*Inovação
*dinheiro
A fim de mostrar conhecimento, usar a abordagem consultiva e explorar a motivação do contato - target também é muito importante.
FASE III – A apresentação do projeto
A apresentação do projeto deve ser feita quando o promotor se sente pronto e certo de sua abordagem. Esse momento pode ocorrer durante a primeira reunião, ou em reuniões posteriores, agendadas ao final da primeira.
Algumas regras são essenciais na preparação desse momento:
1- Tempo de apresentação.
2- Infra – estrutura tecnológica
3- Forma de apresentação
4- Cópias da apresentação
5- Customização real
Algumas mensagens, ligadas aos fatores motivadores do contrato – target, podem ser colocadas durante a apresentação.
Fase IV – A negociação
Na Fase de negociação o vendedor enfrentará uma serie de objeções e questionamentos sobre o projeto e seus valores. Há dois tipos de situações possíveis de objeção:
1- Negativa firme e decidida: quando as objeções são muito fortes e fechadas.
2- Questionamentos e negativas abertas: quando o cliente efetua perguntas e levanta duvidas ou objeções flexíveis, está demonstrando interesse, mas ainda há algo a resolver.
Algumas regras para uma boa argumentação das objeções desse tipo são:
-não brigar por posições
-não ficar preso a uma objeção
-ouvir e dar credito ao cliente
Fase V – Conclusão
O promotor não deve confiar muito e não deve contar com recursos que não estejam em suas mãos. A negociação somente termina quando é feita a assinatura do contrato.
Uma das habilidades, portanto, de um bom vendedor é ser imediatista e não perde o foco nem o objetivo fival da negociação, que é a assinatura do contrato.
FASE VI – Follow-up
A ultima etapa do processo de venda de um evento – o follow-up é necessário para que o vendedor garanta a satisfação do cliente, levando-o a investir nas futuras edições do evento ou em outros eventos organizados ou promovidos por sua empresa.
Autor: Giacaglia, Maria Cecília
Titulo: Eventos:como criar, estruturar e captar recurso
segunda-feira, 28 de maio de 2007
Café da Manhã Natural
Foi realizado em sala de aula o café da manhã temático de cada grupo. O nosso foi o primeiro, o tema foi natural. Estava repleto de frutas, sucos e torradas com patê, tudo bem light!!
As fotos ficaram meio ruins porque foram tiradas com celular...
E já estava no fim do café, a mesa vazia mostra o sucesso (rs) !
terça-feira, 22 de maio de 2007
Capítulo 7 - Desenvolvimento de um plano de ataque
Em primeiro lugar, é preciso estudar sobre os suspects de forma a avaliar os perfis das empresas, os objetivos de marketing, as estratégias de eventos e a verba que elas reservam ao evento.
Em segundo lugar, é necessário um procedimento de análise e escolha da pessoa certa a ser contactada dentro das empresas, visando também o papel que ela desempenha, o andamento de decisão e o quanto elas são influentes.
Se mais breve o vendedor acha a pessoa adequada dentro das empresas, mais curto será o andamento e mais bem sucedido será o negócio. Muitas empresas deixam o poder da decisão nas mãos de uma pessoa, mas também pode estar nas mãos de mais pessoas ou difundida em diversas áreas.
As funções das pessoas que determinar a aquisição de um projeto de eventos são:
• Decisor final: responsável pelo orçamento da área de eventos, comunicação e marketing;
• Influenciador: Colocam as coisas em prática, são influentes, experientes e capazes de persuadir.Procurados nos momentos de decisão.
• Consultor: São externos a empresa. Informam sobre vantagens e desvantagens.
• Executores: Executam o evento, apontam pontos fortes e fracos, não dão a palavra final, mas podem vetar.
Deve-se identificar os responsáveis pela decisão de projetos de eventos e estudar o andamento do processo e o tempo médio do seu cumprimento para saber quando começar a negociar.
Pode-se dizer que existem dois caminhos a se seguir: o que o promotor propõe e só ele é concorrente e o que a empresa analisa diversos projetos e pontua os aspectos fortes e fracos de cada, eliminando o que não é viável.
Toda empresa tem o melhor momento para dar início à negociação com os suspects que estão relacionados com:
• Planejamento: Feito nos últimos meses do ano para que no próximo já esteja com as ações estabelecidas, pode ser anual, semestral ou trimestral. É importante que o suspect seja abordado pelo vendedor antes disso para que assim o projeto entre na pauta da reunião de planejamento.
• Calendário fiscal: cada empresa tem um e multinacionais seguem o ano fiscal do país de origem fazendo com que metas de receitas e estratégias diferentes, em momentos também diferentes.
Em relação às abordagens, é importante que seja personalizada. Se o vendedor já conhece o profissional, marcar uma reunião e fácil, mas quando não conhece é preciso estabelecer um plano de entrada efetivo para cada contato dentro da empresa que tenha:
• Contato-target: nome da empresa a ser contratada;
• Objetivo da abordagem: para cada participante no processo decisório pode ter um objetivo diferente;
• Forma de abordagem: telefone, e-mail, correspondência ou visita pessoal. Terá que ser a que o deixar mais à vontade.
• Mensagem: deve ser criada a partir das necessidades e dos anseios dos suspects. Para cada pessoa a ser contratada, haverá uma mais receptora variando de acordo com o nível hierárquico, papel decisório e função da pessoa na empresa.
• Plano da conversa: é preciso fazer um considerando-se todas as possíveis respostas e dúvidas, objetivando o agendamento da reunião, criando curiosidade no comprador.
Os recursos usados para contatar a empresa-target é uma “campanha” que tem que ser planejada. Os recursos são:
• E-mail de apresentação: antecede o contato telefônico introduzindo a abordagem que é difícil e deve ser produzido não só pelo vendedor.
• Envio de material: envio pelo correio de material informativo sobre o evento e a empresa promotora, pode ser antes ou após o contato telefônico;
• Evento de lançamento: organizado pela empresa promotora para lançar o projeto, pode ser um café da manhã em hotel próximo ou na empresa.
• Telegrama: forma clara, limitada e segura de aproximação com o decisor da empresa.
• Campanha de média: quando a empresa promotora tem verba disponível para divulgar com o objetivo de convocar possíveis investidores a conhecerem o projeto.
• E-mails seqüenciais: além do de apresentação, esse é usado para dar seqüência nas negociações, cada um com o seu objetivo e com uma seqüência lógica.
O importante é que não seja considerado na campanha de venda de um projeto somente um dos recursos acima. É imprescindível escolher os que melhor constituirão um contato consistente e sucinto.
Em segundo lugar, é necessário um procedimento de análise e escolha da pessoa certa a ser contactada dentro das empresas, visando também o papel que ela desempenha, o andamento de decisão e o quanto elas são influentes.
Se mais breve o vendedor acha a pessoa adequada dentro das empresas, mais curto será o andamento e mais bem sucedido será o negócio. Muitas empresas deixam o poder da decisão nas mãos de uma pessoa, mas também pode estar nas mãos de mais pessoas ou difundida em diversas áreas.
As funções das pessoas que determinar a aquisição de um projeto de eventos são:
• Decisor final: responsável pelo orçamento da área de eventos, comunicação e marketing;
• Influenciador: Colocam as coisas em prática, são influentes, experientes e capazes de persuadir.Procurados nos momentos de decisão.
• Consultor: São externos a empresa. Informam sobre vantagens e desvantagens.
• Executores: Executam o evento, apontam pontos fortes e fracos, não dão a palavra final, mas podem vetar.
Deve-se identificar os responsáveis pela decisão de projetos de eventos e estudar o andamento do processo e o tempo médio do seu cumprimento para saber quando começar a negociar.
Pode-se dizer que existem dois caminhos a se seguir: o que o promotor propõe e só ele é concorrente e o que a empresa analisa diversos projetos e pontua os aspectos fortes e fracos de cada, eliminando o que não é viável.
Toda empresa tem o melhor momento para dar início à negociação com os suspects que estão relacionados com:
• Planejamento: Feito nos últimos meses do ano para que no próximo já esteja com as ações estabelecidas, pode ser anual, semestral ou trimestral. É importante que o suspect seja abordado pelo vendedor antes disso para que assim o projeto entre na pauta da reunião de planejamento.
• Calendário fiscal: cada empresa tem um e multinacionais seguem o ano fiscal do país de origem fazendo com que metas de receitas e estratégias diferentes, em momentos também diferentes.
Em relação às abordagens, é importante que seja personalizada. Se o vendedor já conhece o profissional, marcar uma reunião e fácil, mas quando não conhece é preciso estabelecer um plano de entrada efetivo para cada contato dentro da empresa que tenha:
• Contato-target: nome da empresa a ser contratada;
• Objetivo da abordagem: para cada participante no processo decisório pode ter um objetivo diferente;
• Forma de abordagem: telefone, e-mail, correspondência ou visita pessoal. Terá que ser a que o deixar mais à vontade.
• Mensagem: deve ser criada a partir das necessidades e dos anseios dos suspects. Para cada pessoa a ser contratada, haverá uma mais receptora variando de acordo com o nível hierárquico, papel decisório e função da pessoa na empresa.
• Plano da conversa: é preciso fazer um considerando-se todas as possíveis respostas e dúvidas, objetivando o agendamento da reunião, criando curiosidade no comprador.
Os recursos usados para contatar a empresa-target é uma “campanha” que tem que ser planejada. Os recursos são:
• E-mail de apresentação: antecede o contato telefônico introduzindo a abordagem que é difícil e deve ser produzido não só pelo vendedor.
• Envio de material: envio pelo correio de material informativo sobre o evento e a empresa promotora, pode ser antes ou após o contato telefônico;
• Evento de lançamento: organizado pela empresa promotora para lançar o projeto, pode ser um café da manhã em hotel próximo ou na empresa.
• Telegrama: forma clara, limitada e segura de aproximação com o decisor da empresa.
• Campanha de média: quando a empresa promotora tem verba disponível para divulgar com o objetivo de convocar possíveis investidores a conhecerem o projeto.
• E-mails seqüenciais: além do de apresentação, esse é usado para dar seqüência nas negociações, cada um com o seu objetivo e com uma seqüência lógica.
O importante é que não seja considerado na campanha de venda de um projeto somente um dos recursos acima. É imprescindível escolher os que melhor constituirão um contato consistente e sucinto.
segunda-feira, 21 de maio de 2007
Presentation
REALIZADORES:
Setor operacional:
* Liliana Almeida Castro, 23 anos, Turismóloga. Experiência no setor de vendas e atendimento ao público.
* Ana Paula Queiroz, 28 anos, Turismóloga. Experiência no setor administrativo por dois anos em Milão, Itália.
Setor de Marketing:
* Lorranne Andrade. Turismóloga. Experiência em eventos institucionais e outros.
* Isabella Campos. Relações Públicas. Cursos na área de Relações Públicas e marketing entre empresas.
Setor de Financeiro:
* Marina Gasparini.Turismóloga. Experiência em departamento financeiro.
* Laíse Avelar.Turismóloga. Experiência no setor hoteleiro e administrativo nos EUA.
O EVENTO
A Milla eventos realiza o workshop para o novo curso de Jogos Digitais criado pela PUC Minas São Gabriel à jovens pré – universitários, profissionais da computação, publicitários, designers gráficos, além de potenciais investidores na área de ciência e tecnologia, que queiram entrar em contato com essa área que está em pleno crescimento no mercado.
A TECNOLOGIA CADA VEZ MAIS ACESSÍVEL E PRESENTE:
A abrangência e importância dos Jogos Digitais e suas potencialidades no mercado cada vez mais favorável para área de tecnologia, que incluem jogos, que não só proporciona lazer, mas também estimulo no aprendizado, avanço tecnológico e espaço no mercado de trabalho.
CONECTADOS NO FUTURO!
* Pré-universitários, que pretendem ingressar no mundo da tecnologia como carreira.
* Profissionais de ciências da computação.
* Publicitários.
* Designers gráfico
* Investidores na área de ciência e tecnologia.
Onde e Quando?
Data prevista:
1º de Junho de 2008
Local:
Auditório do curso de Comunicação
Duração:
2 horas e trinta minutos
Horário:
17:00 ás 19:30 Horas
BENEFICIANDO INSTITUIÇÕES COM TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO!
* Valor do evento: R$ 5.000 (duas parcelas iguais, sendo a 1ª na assinatura do contrato e a 2ª após o evento.
* Exposição da marca em TODOS os banners, folders e outros materiais.
* Distribuição de todos os materiais em todas as unidades da PUC-MG.
quarta-feira, 9 de maio de 2007
Capítulo 6 - Planejamento da venda
O sucesso na venda de um projeto de evento está conexo ao bom planejamento, que inclui as fases de treinamento, elaboração de material de apoio e incremento do plano de ataques.
A etapa de Treinamento envolve:
· Experiência na “aquisição” de patrocínio;
· Estudo do mercado de eventos;
· Estudo do projeto.
A segunda fase, elaboração de material de apoio, inclui a exposição institucional, conceito do evento, público-alvo, formato, cotas, benefícios e valores, etc.
O plano de ataque, a terceira e última fase, refere-se ao estudo dos “suspects”, processo decisório, abordagens e campanhas personalizadas.
1. Treinamento
1.1 Experiência na aquisição de patrocínio
Nesta fase é importante que o vendedor do evento vivencie a aquisição de patrocínio de alguns eventos. O vendedor necessitará colocar-se na posição do cliente para tentar compreender suas aflição e dificuldades ao apostar em um evento.
1.2 Estudo de mercado
É indispensável conhecer o mercado de eventos, além de estudar e se atualizar decididamente sobre o setor, a concorrência, etc.
Outro fator importante é que o vendedor tenha um entrosamento aprofundado do processo de organização de um evento.
1.3 Estudo do projeto
Fator fundamental para a venda de um projeto é o conhecimento profundo que o vendedor deve ter do próprio projeto.
Para a aquisição de domínio total sobre o projeto do evento significa estudar e compreender os seus aspectos estratégicos e os operacionais.
Na maioria das vezes, um comprador não irá favorecer um projeto cujo próprio vendedor desconheça o mesmo.
2. Elaboração de material de apoio
Após a estruturação do projeto de um evento, o agente deve elaborar um documento que apresente a empresa, o projeto de forma profissional, persuasivo e abrangente.
Esse documento auxiliará o vendedor a negociar com possíveis patrocinadores.
2.1 Apresentação institucional da empresa promotora··Nessa parte, deve ser apresentadas à empresa e sua história. Caso a empresa seja atual, os promotores devem fornecer os seus próprios históricos profissionais para explicar a abertura do negócio.
2.2 Conceito do evento
Após a apresentação da empresa e sua história, deve-se oferecer, de forma clara, o conceito fundamental do evento, determinando a estruturação do projeto. Esse item deve conter o tema central, missão, objetivos (principal e secundários), público-alvo do evento.
2.3 Justificativa
Nessa parte, devem ser proporcionados os dados que demonstram a relevância do evento e mostrar a necessidade ou tendência forte de mercado.
2.3 Público-alvo
Deve ser feita uma apresentação mais por menorizada admissível do perfil e das características em comum dos participantes a serem convidados.
2.4 Formato do evento··No formato do evento deve constar:
- Local: mostrar a afinidade do local com o evento. Colocar endereço completo, direção para se chegar ao local, suas características e justificar a escolha do mesmo;
- Data: deve estar impressa já na capa do documento (assim como o local);
- Atividades: devem ser descritas todas as atividades antecipadas no evento, indicando as possibilidades de interação entre patrocinadores e participantes.
- Palestrantes: devem ser exibidas no documento informações importantes sobre cada palestrante, além de conter o tema da exposição com tópicos da substância, histórico do palestrante e o motivo da sua escolha.
- Programação: deve conter data, horário de início e término das atividades, além de fazer com que o comprador consiga identificar o que ocorrerá a cada momento do evento.
2.5 Cotas de patrocínio, benefícios e valores··Devem constar à apresentação dos conseqüente itens de cotas de promoção:
– Benefícios oferecidos: os benefícios devem ser apresentados de forma clara e abrangente e, devem ser, sobretudo, essencial.
– Número de cotas, valor de aquisição e condições de pagamento.
– Edificação de uma proposta única.
2.6 Outros conhecimentos que fazem toda a diferença
Esse item deve conter os participantes e patrocinadores que já foram confirmados.
A terceira fase, o plano de ataque, será abordado no capítulo 07 deste livro.
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