Capítulo 7 - Desenvolvimento de um plano de ataque

Em primeiro lugar, é preciso estudar sobre os suspects de forma a avaliar os perfis das empresas, os objetivos de marketing, as estratégias de eventos e a verba que elas reservam ao evento.
Em segundo lugar, é necessário um procedimento de análise e escolha da pessoa certa a ser contactada dentro das empresas, visando também o papel que ela desempenha, o andamento de decisão e o quanto elas são influentes.
Se mais breve o vendedor acha a pessoa adequada dentro das empresas, mais curto será o andamento e mais bem sucedido será o negócio. Muitas empresas deixam o poder da decisão nas mãos de uma pessoa, mas também pode estar nas mãos de mais pessoas ou difundida em diversas áreas.
As funções das pessoas que determinar a aquisição de um projeto de eventos são:
• Decisor final: responsável pelo orçamento da área de eventos, comunicação e marketing;
• Influenciador: Colocam as coisas em prática, são influentes, experientes e capazes de persuadir.Procurados nos momentos de decisão.
• Consultor: São externos a empresa. Informam sobre vantagens e desvantagens.
• Executores: Executam o evento, apontam pontos fortes e fracos, não dão a palavra final, mas podem vetar.
Deve-se identificar os responsáveis pela decisão de projetos de eventos e estudar o andamento do processo e o tempo médio do seu cumprimento para saber quando começar a negociar.
Pode-se dizer que existem dois caminhos a se seguir: o que o promotor propõe e só ele é concorrente e o que a empresa analisa diversos projetos e pontua os aspectos fortes e fracos de cada, eliminando o que não é viável.
Toda empresa tem o melhor momento para dar início à negociação com os suspects que estão relacionados com:
• Planejamento: Feito nos últimos meses do ano para que no próximo já esteja com as ações estabelecidas, pode ser anual, semestral ou trimestral. É importante que o suspect seja abordado pelo vendedor antes disso para que assim o projeto entre na pauta da reunião de planejamento.
• Calendário fiscal: cada empresa tem um e multinacionais seguem o ano fiscal do país de origem fazendo com que metas de receitas e estratégias diferentes, em momentos também diferentes.
Em relação às abordagens, é importante que seja personalizada. Se o vendedor já conhece o profissional, marcar uma reunião e fácil, mas quando não conhece é preciso estabelecer um plano de entrada efetivo para cada contato dentro da empresa que tenha:
• Contato-target: nome da empresa a ser contratada;
• Objetivo da abordagem: para cada participante no processo decisório pode ter um objetivo diferente;
• Forma de abordagem: telefone, e-mail, correspondência ou visita pessoal. Terá que ser a que o deixar mais à vontade.
• Mensagem: deve ser criada a partir das necessidades e dos anseios dos suspects. Para cada pessoa a ser contratada, haverá uma mais receptora variando de acordo com o nível hierárquico, papel decisório e função da pessoa na empresa.
• Plano da conversa: é preciso fazer um considerando-se todas as possíveis respostas e dúvidas, objetivando o agendamento da reunião, criando curiosidade no comprador.
Os recursos usados para contatar a empresa-target é uma “campanha” que tem que ser planejada. Os recursos são:
• E-mail de apresentação: antecede o contato telefônico introduzindo a abordagem que é difícil e deve ser produzido não só pelo vendedor.
• Envio de material: envio pelo correio de material informativo sobre o evento e a empresa promotora, pode ser antes ou após o contato telefônico;
• Evento de lançamento: organizado pela empresa promotora para lançar o projeto, pode ser um café da manhã em hotel próximo ou na empresa.
• Telegrama: forma clara, limitada e segura de aproximação com o decisor da empresa.
• Campanha de média: quando a empresa promotora tem verba disponível para divulgar com o objetivo de convocar possíveis investidores a conhecerem o projeto.
• E-mails seqüenciais: além do de apresentação, esse é usado para dar seqüência nas negociações, cada um com o seu objetivo e com uma seqüência lógica.
O importante é que não seja considerado na campanha de venda de um projeto somente um dos recursos acima. É imprescindível escolher os que melhor constituirão um contato consistente e sucinto.