De posse de informações como valor total do evento, objetivo do número de investidores, target de investidores e níveis de cotas de patrocínio, é possível construir tipos diferentes de formatação do pacote de patrocínio e simular resultados de cada um.

Para isso, é necessário que se parta da construção de um funil de prospecção contendo as diferentes fases da venda de um projeto de evento e depois se efetua o cálculo de cada uma de suas etapas. Para tanto, o promotor deve seguir as seguintes fases:

Fases percorridas pelo promotor na venda de um projeto

· Suspects: Todas as empresas e pessoas integrantes do universo target de patrocínio e com isso são potenciais investidores.

· Prospects: Empresas e pessoas com as quais o vendedor do projeto obteve o primeiro contato.

· Leads: Empresas e pessoas que responderam ao primeiro contato e / ou que expressaram interesse em mais informações e com isso, são potenciais investidores.

· Leads qualificados: Empresas e pessoas de nível decisório, que demonstraram necessidade eminente com relação ao evento, adequação do projeto a essa necessidade e que têm orçamento disponível.Com isso, são potenciais investidores prontos a receber uma proposta.

· Oportunidades: Proposta emitida ao decisor do projeto

· Vendas: Contrato assinado

O conjunto das fases do funil de prospecção constitui o que se chama de ciclo de vendas, e cada uma delas tem duração diferente, variando de empresa para empresa, de produto para produto e de setor para setor.

A amplitude do funil indica a eficácia do promotor de eventos em transformar suspects em clientes patrocinadores do evento. Quanto mais estreito o funil, mais eficaz o promotor e, consequentemente, menores a duração do processo e os custos nele envolvidos.

A construção de cenários de cotas de patrocínio e simulação de resultados

Trabalhando com as três variáveis que interferem no resultado da comercialização de um projeto de evento, é possível ao promotor de evento construir cenários e simular os resultados que possivelmente alcançará nesse processo.

Ao construir os cenários e realizar as simulações, é necessário que o promotor tome algumas precauções, tais como:

1. Considerar os benefícios constantes de cada nível para respeitar a regra custo/ benefício

2. Verificar se há universo de patrocinadores-target suficiente para os cenários analisados

3. Tomar cuidado para não criar “carnaval” de marcas

4. Tomar cuidado para não criar dependência de um único patrocinador

5. Simular também cenários com um, dois ou mais de três níveis.

Autor: Giacaglia, Maria Cecília

Titulo: Eventos:como criar, estruturar e captar recurso