quarta-feira, 30 de maio de 2007
Capítulo 9 - A avaliação do evento
Após o término do evento é feita uma reunião de follow-up paea que se obtenha informações sobre a satisfação dos resultados do evento e se possível a assinatura do contrato para o próximo evento. São feitas avaliações do ponto de vista dos visitantes e usadas como instrumento de pesquisa.
Por ultimo é feita a apresentação dos resultados aos patrocinadores onde são discutidos os resultados do evento e avaliada uma possível venda do próximo evento.
Autor: Giacaglia, Maria Cecília
Titulo: Eventos:como criar, estruturar e captar recurso
Capítulo 8 - Comunicação e venda do produto
Depois de gerada a idéia, estruturado o projeto do evento, tendo sido identificado o target, analisada a viabilidade financeira e realizado o planejamento comercial o promotor do evento terá agora que vender o projeto, enfrentando recusas e vencendo a concorrência.
A autora do livro discute técnicas de venda e as maneiras corretas de abordagem dividindo a venda em fases.
FASE I – Agendamento da visita
O promotor de eventos geralmente representa toda uma empresa e a venda do seu evento é feita para um patrocinador que também representa uma empresa, ou seja, um Business – to – Business. O promotor encontrará muitos obstáculos na venda de sua idéia e o primeiro deles é agendar uma visita entrevista com um possível parceiro em potencial.
Para conseguir uma entrevista com os altos executivos o promotor quase sempre passa por uma triagem, feita por atendentes ou secretarias, que tem como obrigação escolher os assuntos que sejam pertinentes à empresa.
O agendamento de uma visita é um grande passo na venda do evento, técnicas para uma abordagem correta são utilizadas para que a abordagem por telefone seja eficaz. A apresentação correta, como valorização do promotor ao se apresentar pode acabar fazendo com que o mesmo consiga o agendamento.
FASE II – Primeira reunião
Em seu primeiro contato com o decisor, o vendedor deve despertar a atenção e a curiosidade do mesmo sobre o assunto a ser tratado. Feito isso agora é o momento de escutar e de fazer perguntas pertinentes que levem as duas partes a um consenso.
Algumas regras são essenciais ao sucesso dessa fase:
-Empatia: o vendedor deve criar empatia no inicio da conversa e conquistar a atenção do contato usando as seguintes sugestões:
*Citar os relacionamentos em comum
*Envolver o contato na conversa
*Descontrair a reunião
-Motivação: identificar durante a conversa quais são as motivações daquele contato como:
*Segurança
*Inovação
*dinheiro
A fim de mostrar conhecimento, usar a abordagem consultiva e explorar a motivação do contato - target também é muito importante.
FASE III – A apresentação do projeto
A apresentação do projeto deve ser feita quando o promotor se sente pronto e certo de sua abordagem. Esse momento pode ocorrer durante a primeira reunião, ou em reuniões posteriores, agendadas ao final da primeira.
Algumas regras são essenciais na preparação desse momento:
1- Tempo de apresentação.
2- Infra – estrutura tecnológica
3- Forma de apresentação
4- Cópias da apresentação
5- Customização real
Algumas mensagens, ligadas aos fatores motivadores do contrato – target, podem ser colocadas durante a apresentação.
Fase IV – A negociação
Na Fase de negociação o vendedor enfrentará uma serie de objeções e questionamentos sobre o projeto e seus valores. Há dois tipos de situações possíveis de objeção:
1- Negativa firme e decidida: quando as objeções são muito fortes e fechadas.
2- Questionamentos e negativas abertas: quando o cliente efetua perguntas e levanta duvidas ou objeções flexíveis, está demonstrando interesse, mas ainda há algo a resolver.
Algumas regras para uma boa argumentação das objeções desse tipo são:
-não brigar por posições
-não ficar preso a uma objeção
-ouvir e dar credito ao cliente
Fase V – Conclusão
O promotor não deve confiar muito e não deve contar com recursos que não estejam em suas mãos. A negociação somente termina quando é feita a assinatura do contrato.
Uma das habilidades, portanto, de um bom vendedor é ser imediatista e não perde o foco nem o objetivo fival da negociação, que é a assinatura do contrato.
FASE VI – Follow-up
A ultima etapa do processo de venda de um evento – o follow-up é necessário para que o vendedor garanta a satisfação do cliente, levando-o a investir nas futuras edições do evento ou em outros eventos organizados ou promovidos por sua empresa.
A autora do livro discute técnicas de venda e as maneiras corretas de abordagem dividindo a venda em fases.
FASE I – Agendamento da visita
O promotor de eventos geralmente representa toda uma empresa e a venda do seu evento é feita para um patrocinador que também representa uma empresa, ou seja, um Business – to – Business. O promotor encontrará muitos obstáculos na venda de sua idéia e o primeiro deles é agendar uma visita entrevista com um possível parceiro em potencial.
Para conseguir uma entrevista com os altos executivos o promotor quase sempre passa por uma triagem, feita por atendentes ou secretarias, que tem como obrigação escolher os assuntos que sejam pertinentes à empresa.
O agendamento de uma visita é um grande passo na venda do evento, técnicas para uma abordagem correta são utilizadas para que a abordagem por telefone seja eficaz. A apresentação correta, como valorização do promotor ao se apresentar pode acabar fazendo com que o mesmo consiga o agendamento.
FASE II – Primeira reunião
Em seu primeiro contato com o decisor, o vendedor deve despertar a atenção e a curiosidade do mesmo sobre o assunto a ser tratado. Feito isso agora é o momento de escutar e de fazer perguntas pertinentes que levem as duas partes a um consenso.
Algumas regras são essenciais ao sucesso dessa fase:
-Empatia: o vendedor deve criar empatia no inicio da conversa e conquistar a atenção do contato usando as seguintes sugestões:
*Citar os relacionamentos em comum
*Envolver o contato na conversa
*Descontrair a reunião
-Motivação: identificar durante a conversa quais são as motivações daquele contato como:
*Segurança
*Inovação
*dinheiro
A fim de mostrar conhecimento, usar a abordagem consultiva e explorar a motivação do contato - target também é muito importante.
FASE III – A apresentação do projeto
A apresentação do projeto deve ser feita quando o promotor se sente pronto e certo de sua abordagem. Esse momento pode ocorrer durante a primeira reunião, ou em reuniões posteriores, agendadas ao final da primeira.
Algumas regras são essenciais na preparação desse momento:
1- Tempo de apresentação.
2- Infra – estrutura tecnológica
3- Forma de apresentação
4- Cópias da apresentação
5- Customização real
Algumas mensagens, ligadas aos fatores motivadores do contrato – target, podem ser colocadas durante a apresentação.
Fase IV – A negociação
Na Fase de negociação o vendedor enfrentará uma serie de objeções e questionamentos sobre o projeto e seus valores. Há dois tipos de situações possíveis de objeção:
1- Negativa firme e decidida: quando as objeções são muito fortes e fechadas.
2- Questionamentos e negativas abertas: quando o cliente efetua perguntas e levanta duvidas ou objeções flexíveis, está demonstrando interesse, mas ainda há algo a resolver.
Algumas regras para uma boa argumentação das objeções desse tipo são:
-não brigar por posições
-não ficar preso a uma objeção
-ouvir e dar credito ao cliente
Fase V – Conclusão
O promotor não deve confiar muito e não deve contar com recursos que não estejam em suas mãos. A negociação somente termina quando é feita a assinatura do contrato.
Uma das habilidades, portanto, de um bom vendedor é ser imediatista e não perde o foco nem o objetivo fival da negociação, que é a assinatura do contrato.
FASE VI – Follow-up
A ultima etapa do processo de venda de um evento – o follow-up é necessário para que o vendedor garanta a satisfação do cliente, levando-o a investir nas futuras edições do evento ou em outros eventos organizados ou promovidos por sua empresa.
Autor: Giacaglia, Maria Cecília
Titulo: Eventos:como criar, estruturar e captar recurso
segunda-feira, 28 de maio de 2007
Café da Manhã Natural
Foi realizado em sala de aula o café da manhã temático de cada grupo. O nosso foi o primeiro, o tema foi natural. Estava repleto de frutas, sucos e torradas com patê, tudo bem light!!
As fotos ficaram meio ruins porque foram tiradas com celular...
E já estava no fim do café, a mesa vazia mostra o sucesso (rs) !
terça-feira, 22 de maio de 2007
Capítulo 7 - Desenvolvimento de um plano de ataque
Em primeiro lugar, é preciso estudar sobre os suspects de forma a avaliar os perfis das empresas, os objetivos de marketing, as estratégias de eventos e a verba que elas reservam ao evento.
Em segundo lugar, é necessário um procedimento de análise e escolha da pessoa certa a ser contactada dentro das empresas, visando também o papel que ela desempenha, o andamento de decisão e o quanto elas são influentes.
Se mais breve o vendedor acha a pessoa adequada dentro das empresas, mais curto será o andamento e mais bem sucedido será o negócio. Muitas empresas deixam o poder da decisão nas mãos de uma pessoa, mas também pode estar nas mãos de mais pessoas ou difundida em diversas áreas.
As funções das pessoas que determinar a aquisição de um projeto de eventos são:
• Decisor final: responsável pelo orçamento da área de eventos, comunicação e marketing;
• Influenciador: Colocam as coisas em prática, são influentes, experientes e capazes de persuadir.Procurados nos momentos de decisão.
• Consultor: São externos a empresa. Informam sobre vantagens e desvantagens.
• Executores: Executam o evento, apontam pontos fortes e fracos, não dão a palavra final, mas podem vetar.
Deve-se identificar os responsáveis pela decisão de projetos de eventos e estudar o andamento do processo e o tempo médio do seu cumprimento para saber quando começar a negociar.
Pode-se dizer que existem dois caminhos a se seguir: o que o promotor propõe e só ele é concorrente e o que a empresa analisa diversos projetos e pontua os aspectos fortes e fracos de cada, eliminando o que não é viável.
Toda empresa tem o melhor momento para dar início à negociação com os suspects que estão relacionados com:
• Planejamento: Feito nos últimos meses do ano para que no próximo já esteja com as ações estabelecidas, pode ser anual, semestral ou trimestral. É importante que o suspect seja abordado pelo vendedor antes disso para que assim o projeto entre na pauta da reunião de planejamento.
• Calendário fiscal: cada empresa tem um e multinacionais seguem o ano fiscal do país de origem fazendo com que metas de receitas e estratégias diferentes, em momentos também diferentes.
Em relação às abordagens, é importante que seja personalizada. Se o vendedor já conhece o profissional, marcar uma reunião e fácil, mas quando não conhece é preciso estabelecer um plano de entrada efetivo para cada contato dentro da empresa que tenha:
• Contato-target: nome da empresa a ser contratada;
• Objetivo da abordagem: para cada participante no processo decisório pode ter um objetivo diferente;
• Forma de abordagem: telefone, e-mail, correspondência ou visita pessoal. Terá que ser a que o deixar mais à vontade.
• Mensagem: deve ser criada a partir das necessidades e dos anseios dos suspects. Para cada pessoa a ser contratada, haverá uma mais receptora variando de acordo com o nível hierárquico, papel decisório e função da pessoa na empresa.
• Plano da conversa: é preciso fazer um considerando-se todas as possíveis respostas e dúvidas, objetivando o agendamento da reunião, criando curiosidade no comprador.
Os recursos usados para contatar a empresa-target é uma “campanha” que tem que ser planejada. Os recursos são:
• E-mail de apresentação: antecede o contato telefônico introduzindo a abordagem que é difícil e deve ser produzido não só pelo vendedor.
• Envio de material: envio pelo correio de material informativo sobre o evento e a empresa promotora, pode ser antes ou após o contato telefônico;
• Evento de lançamento: organizado pela empresa promotora para lançar o projeto, pode ser um café da manhã em hotel próximo ou na empresa.
• Telegrama: forma clara, limitada e segura de aproximação com o decisor da empresa.
• Campanha de média: quando a empresa promotora tem verba disponível para divulgar com o objetivo de convocar possíveis investidores a conhecerem o projeto.
• E-mails seqüenciais: além do de apresentação, esse é usado para dar seqüência nas negociações, cada um com o seu objetivo e com uma seqüência lógica.
O importante é que não seja considerado na campanha de venda de um projeto somente um dos recursos acima. É imprescindível escolher os que melhor constituirão um contato consistente e sucinto.
Em segundo lugar, é necessário um procedimento de análise e escolha da pessoa certa a ser contactada dentro das empresas, visando também o papel que ela desempenha, o andamento de decisão e o quanto elas são influentes.
Se mais breve o vendedor acha a pessoa adequada dentro das empresas, mais curto será o andamento e mais bem sucedido será o negócio. Muitas empresas deixam o poder da decisão nas mãos de uma pessoa, mas também pode estar nas mãos de mais pessoas ou difundida em diversas áreas.
As funções das pessoas que determinar a aquisição de um projeto de eventos são:
• Decisor final: responsável pelo orçamento da área de eventos, comunicação e marketing;
• Influenciador: Colocam as coisas em prática, são influentes, experientes e capazes de persuadir.Procurados nos momentos de decisão.
• Consultor: São externos a empresa. Informam sobre vantagens e desvantagens.
• Executores: Executam o evento, apontam pontos fortes e fracos, não dão a palavra final, mas podem vetar.
Deve-se identificar os responsáveis pela decisão de projetos de eventos e estudar o andamento do processo e o tempo médio do seu cumprimento para saber quando começar a negociar.
Pode-se dizer que existem dois caminhos a se seguir: o que o promotor propõe e só ele é concorrente e o que a empresa analisa diversos projetos e pontua os aspectos fortes e fracos de cada, eliminando o que não é viável.
Toda empresa tem o melhor momento para dar início à negociação com os suspects que estão relacionados com:
• Planejamento: Feito nos últimos meses do ano para que no próximo já esteja com as ações estabelecidas, pode ser anual, semestral ou trimestral. É importante que o suspect seja abordado pelo vendedor antes disso para que assim o projeto entre na pauta da reunião de planejamento.
• Calendário fiscal: cada empresa tem um e multinacionais seguem o ano fiscal do país de origem fazendo com que metas de receitas e estratégias diferentes, em momentos também diferentes.
Em relação às abordagens, é importante que seja personalizada. Se o vendedor já conhece o profissional, marcar uma reunião e fácil, mas quando não conhece é preciso estabelecer um plano de entrada efetivo para cada contato dentro da empresa que tenha:
• Contato-target: nome da empresa a ser contratada;
• Objetivo da abordagem: para cada participante no processo decisório pode ter um objetivo diferente;
• Forma de abordagem: telefone, e-mail, correspondência ou visita pessoal. Terá que ser a que o deixar mais à vontade.
• Mensagem: deve ser criada a partir das necessidades e dos anseios dos suspects. Para cada pessoa a ser contratada, haverá uma mais receptora variando de acordo com o nível hierárquico, papel decisório e função da pessoa na empresa.
• Plano da conversa: é preciso fazer um considerando-se todas as possíveis respostas e dúvidas, objetivando o agendamento da reunião, criando curiosidade no comprador.
Os recursos usados para contatar a empresa-target é uma “campanha” que tem que ser planejada. Os recursos são:
• E-mail de apresentação: antecede o contato telefônico introduzindo a abordagem que é difícil e deve ser produzido não só pelo vendedor.
• Envio de material: envio pelo correio de material informativo sobre o evento e a empresa promotora, pode ser antes ou após o contato telefônico;
• Evento de lançamento: organizado pela empresa promotora para lançar o projeto, pode ser um café da manhã em hotel próximo ou na empresa.
• Telegrama: forma clara, limitada e segura de aproximação com o decisor da empresa.
• Campanha de média: quando a empresa promotora tem verba disponível para divulgar com o objetivo de convocar possíveis investidores a conhecerem o projeto.
• E-mails seqüenciais: além do de apresentação, esse é usado para dar seqüência nas negociações, cada um com o seu objetivo e com uma seqüência lógica.
O importante é que não seja considerado na campanha de venda de um projeto somente um dos recursos acima. É imprescindível escolher os que melhor constituirão um contato consistente e sucinto.
segunda-feira, 21 de maio de 2007
Presentation
REALIZADORES:
Setor operacional:
* Liliana Almeida Castro, 23 anos, Turismóloga. Experiência no setor de vendas e atendimento ao público.
* Ana Paula Queiroz, 28 anos, Turismóloga. Experiência no setor administrativo por dois anos em Milão, Itália.
Setor de Marketing:
* Lorranne Andrade. Turismóloga. Experiência em eventos institucionais e outros.
* Isabella Campos. Relações Públicas. Cursos na área de Relações Públicas e marketing entre empresas.
Setor de Financeiro:
* Marina Gasparini.Turismóloga. Experiência em departamento financeiro.
* Laíse Avelar.Turismóloga. Experiência no setor hoteleiro e administrativo nos EUA.
O EVENTO
A Milla eventos realiza o workshop para o novo curso de Jogos Digitais criado pela PUC Minas São Gabriel à jovens pré – universitários, profissionais da computação, publicitários, designers gráficos, além de potenciais investidores na área de ciência e tecnologia, que queiram entrar em contato com essa área que está em pleno crescimento no mercado.
A TECNOLOGIA CADA VEZ MAIS ACESSÍVEL E PRESENTE:
A abrangência e importância dos Jogos Digitais e suas potencialidades no mercado cada vez mais favorável para área de tecnologia, que incluem jogos, que não só proporciona lazer, mas também estimulo no aprendizado, avanço tecnológico e espaço no mercado de trabalho.
CONECTADOS NO FUTURO!
* Pré-universitários, que pretendem ingressar no mundo da tecnologia como carreira.
* Profissionais de ciências da computação.
* Publicitários.
* Designers gráfico
* Investidores na área de ciência e tecnologia.
Onde e Quando?
Data prevista:
1º de Junho de 2008
Local:
Auditório do curso de Comunicação
Duração:
2 horas e trinta minutos
Horário:
17:00 ás 19:30 Horas
BENEFICIANDO INSTITUIÇÕES COM TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO!
* Valor do evento: R$ 5.000 (duas parcelas iguais, sendo a 1ª na assinatura do contrato e a 2ª após o evento.
* Exposição da marca em TODOS os banners, folders e outros materiais.
* Distribuição de todos os materiais em todas as unidades da PUC-MG.
quarta-feira, 9 de maio de 2007
Capítulo 6 - Planejamento da venda
O sucesso na venda de um projeto de evento está conexo ao bom planejamento, que inclui as fases de treinamento, elaboração de material de apoio e incremento do plano de ataques.
A etapa de Treinamento envolve:
· Experiência na “aquisição” de patrocínio;
· Estudo do mercado de eventos;
· Estudo do projeto.
A segunda fase, elaboração de material de apoio, inclui a exposição institucional, conceito do evento, público-alvo, formato, cotas, benefícios e valores, etc.
O plano de ataque, a terceira e última fase, refere-se ao estudo dos “suspects”, processo decisório, abordagens e campanhas personalizadas.
1. Treinamento
1.1 Experiência na aquisição de patrocínio
Nesta fase é importante que o vendedor do evento vivencie a aquisição de patrocínio de alguns eventos. O vendedor necessitará colocar-se na posição do cliente para tentar compreender suas aflição e dificuldades ao apostar em um evento.
1.2 Estudo de mercado
É indispensável conhecer o mercado de eventos, além de estudar e se atualizar decididamente sobre o setor, a concorrência, etc.
Outro fator importante é que o vendedor tenha um entrosamento aprofundado do processo de organização de um evento.
1.3 Estudo do projeto
Fator fundamental para a venda de um projeto é o conhecimento profundo que o vendedor deve ter do próprio projeto.
Para a aquisição de domínio total sobre o projeto do evento significa estudar e compreender os seus aspectos estratégicos e os operacionais.
Na maioria das vezes, um comprador não irá favorecer um projeto cujo próprio vendedor desconheça o mesmo.
2. Elaboração de material de apoio
Após a estruturação do projeto de um evento, o agente deve elaborar um documento que apresente a empresa, o projeto de forma profissional, persuasivo e abrangente.
Esse documento auxiliará o vendedor a negociar com possíveis patrocinadores.
2.1 Apresentação institucional da empresa promotora··Nessa parte, deve ser apresentadas à empresa e sua história. Caso a empresa seja atual, os promotores devem fornecer os seus próprios históricos profissionais para explicar a abertura do negócio.
2.2 Conceito do evento
Após a apresentação da empresa e sua história, deve-se oferecer, de forma clara, o conceito fundamental do evento, determinando a estruturação do projeto. Esse item deve conter o tema central, missão, objetivos (principal e secundários), público-alvo do evento.
2.3 Justificativa
Nessa parte, devem ser proporcionados os dados que demonstram a relevância do evento e mostrar a necessidade ou tendência forte de mercado.
2.3 Público-alvo
Deve ser feita uma apresentação mais por menorizada admissível do perfil e das características em comum dos participantes a serem convidados.
2.4 Formato do evento··No formato do evento deve constar:
- Local: mostrar a afinidade do local com o evento. Colocar endereço completo, direção para se chegar ao local, suas características e justificar a escolha do mesmo;
- Data: deve estar impressa já na capa do documento (assim como o local);
- Atividades: devem ser descritas todas as atividades antecipadas no evento, indicando as possibilidades de interação entre patrocinadores e participantes.
- Palestrantes: devem ser exibidas no documento informações importantes sobre cada palestrante, além de conter o tema da exposição com tópicos da substância, histórico do palestrante e o motivo da sua escolha.
- Programação: deve conter data, horário de início e término das atividades, além de fazer com que o comprador consiga identificar o que ocorrerá a cada momento do evento.
2.5 Cotas de patrocínio, benefícios e valores··Devem constar à apresentação dos conseqüente itens de cotas de promoção:
– Benefícios oferecidos: os benefícios devem ser apresentados de forma clara e abrangente e, devem ser, sobretudo, essencial.
– Número de cotas, valor de aquisição e condições de pagamento.
– Edificação de uma proposta única.
2.6 Outros conhecimentos que fazem toda a diferença
Esse item deve conter os participantes e patrocinadores que já foram confirmados.
A terceira fase, o plano de ataque, será abordado no capítulo 07 deste livro.
terça-feira, 8 de maio de 2007
Capítulo 5 - Previsão dos resultados da arrecadação de recursos
Para isso, é necessário que se parta da construção de um funil de prospecção contendo as diferentes fases da venda de um projeto de evento e depois se efetua o cálculo de cada uma de suas etapas. Para tanto, o promotor deve seguir as seguintes fases:
Fases percorridas pelo promotor na venda de um projeto
· Suspects: Todas as empresas e pessoas integrantes do universo target de patrocínio e com isso são potenciais investidores.
· Prospects: Empresas e pessoas com as quais o vendedor do projeto obteve o primeiro contato.
· Leads: Empresas e pessoas que responderam ao primeiro contato e / ou que expressaram interesse em mais informações e com isso, são potenciais investidores.
· Leads qualificados: Empresas e pessoas de nível decisório, que demonstraram necessidade eminente com relação ao evento, adequação do projeto a essa necessidade e que têm orçamento disponível.Com isso, são potenciais investidores prontos a receber uma proposta.
· Oportunidades: Proposta emitida ao decisor do projeto
· Vendas: Contrato assinado
O conjunto das fases do funil de prospecção constitui o que se chama de ciclo de vendas, e cada uma delas tem duração diferente, variando de empresa para empresa, de produto para produto e de setor para setor.
A amplitude do funil indica a eficácia do promotor de eventos em transformar suspects em clientes patrocinadores do evento. Quanto mais estreito o funil, mais eficaz o promotor e, consequentemente, menores a duração do processo e os custos nele envolvidos.
A construção de cenários de cotas de patrocínio e simulação de resultados
Trabalhando com as três variáveis que interferem no resultado da comercialização de um projeto de evento, é possível ao promotor de evento construir cenários e simular os resultados que possivelmente alcançará nesse processo.
Ao construir os cenários e realizar as simulações, é necessário que o promotor tome algumas precauções, tais como:
1. Considerar os benefícios constantes de cada nível para respeitar a regra custo/ benefício
2. Verificar se há universo de patrocinadores-target suficiente para os cenários analisados
3. Tomar cuidado para não criar “carnaval” de marcas
4. Tomar cuidado para não criar dependência de um único patrocinador
5. Simular também cenários com um, dois ou mais de três níveis.
Autor: Giacaglia, Maria Cecília
Titulo: Eventos:como criar, estruturar e captar recurso
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