Após definir as atividades a serem desenvolvidas durante o evento, torna-se possível listar os benefícios essenciais para que o promotor possa definir cotas de patrocínio e seus valores e também elaborar propostas comercias para a venda dessas cotas.
Seleção dos benefícios oferecidos aos patrocinadores:
Os benefícios oferecidos devem estar relacionados a um ou mais dos três objetivos principais possíveis do evento: exposição da marca, relacionamento e venda.
A seguir apresenta-se as possibilidades e regras necessárias para se garantir uma adequada oferta de benefícios aos patrocinadores.
Exposição da Marca:
A seguir serão expostos exemplos de benefícios que podem ser oferecidos para a geração de exposição de marca:
- Divulgação de mídia
- Assessoria de imprensa
- Peças de divulgação
- Merchandising
- Patrocínio do translado
- Patrocínio do Keynote speaker
Existem varias possibilidades de Merchandising durante os eventos, dependendo da capacidade de inovar de seus promotores:
a) Inserção da logomarca em material de sinalização dos eventos
b) Distribuição de material promocional da empresa durante o evento
c) Entrega ou sorteios de brindes
d) Divulgação de vídeos
e) Menção de patrocinador
Palestras durante o evento:
Alguns cuidados devem ser tomados no momento em que esse beneficio é oferecido aos patrocinadores:
a) A ordem das palestras seguirá um critério estabelecido e bem divulgado.
b) O conteúdo das palestras será analisado pelo promotor do evento visando à padronização visual, á duração e ás características que identifiquem sua relação direta e clara com o tema principal do evento.
c) A duração de uma palestra efetuada por patrocinadores não deve ultrapassar 30 minutos.
d) Os recursos necessários à apresentação devem ser apresentados com antecedência.
e) Os palestrantes das empresas patrocinadoras devem ser escolhidos de acordo com critérios que considerem a notoriedade no assunto, o nível de hierárquico e o domínio da platéia.
Estande ou espaço exclusivo:
O promotor deve oferecer um layout do pavilhão de exposição e permitir, sempre com um critério justo e preestabelecido, que o patrocinador escolha o local de seu estande.
Ações sócias e entretenimento:
Os benefícios relativos a cada atividade social ou de entretenimento são descritos a seguir:
a) Atividades esportivas
b) Almoços, jantares, coffe breaks ou coquetéis.
c) Salas de relaxamento ou beleza
d) Shows
e) Cursos de aperfeiçoamento pessoal
f) Sala de Internet
Estratégias pré e pós-eventos:
Um grande desafio dos administradores e da manutenção é conseguir um mailing list de clientes e prospect, que no Brasil é de difícil acesso.
As ações pós-evento devem ter inicio antes do evento, continuar durante sua execução e se perpetuar após seu termino.
Algumas idéias de ações pós-evento que podem ser oferecidas aos patrocinadores:
a) Mais do que um RSVP
b) Contrato pré-evento
c) Mailing dos participantes
d) Envio de material
e) Pós-evento
f) Administração de Mailing e das Ações
Avaliação do evento:
Oferecer, como parte dos benefícios do patrocínio, o resultado da avaliação do evento, devido à importância dessa ação, não somente para facilitara negociação do patrocínio, como também para que o próprio promotor do evento possa entender os pontos fortes e fracos que servirão de base para as melhorias nas próximas edições.
CÁUCULO DO VALOR DO EVENTO
É uma fase de grande importância para a estruturação do evento. É uma tarefa complexa para o promotor que precisa atrair lucros e investidores para o evento.
Identificar custos do evento:
Para o evento não dar prejuízo o promotor deve levantar todos os custos envolvidos. Dessa forma podendo cobrir custos além de obter lucro. É necessário, em primeiro lugar, avaliar as principais atividades e fazer um levantamento dos gastos previstos para eles considerando as margens de erro. Deixando para os custos não previstos cerca de 20% a 40%. A soma do Custo Levantado ou CL com os custos não previstos, total este denominado CFE ou Custo Final Estimado se torna parte do orçamento do evento, não podendo ser ultrapassado. Ele vem na seguinte formula:
CFE do evento = CL/0,8
Sendo 0,8 uma estimativa de 80% do CFE ao CL e 20% aos custos não previstos ou de menor valor.
Em cada tipo de evento há um item de maior peso, como os custos de eventos consideram um numero elevadíssimo de itens, para que o cálculo seja feito com maior exatidão sugere-se a utilização de uma tabela que contém os itens, não deixando de colocar os pormenores, que podem ser introduzidos em subitens.
Calcular o valor do evento:
Calcular o valor dos produtos e serviços hoje em dia é bastante complexo. Pois os preços e produtos estão em constante modificação o que faz com que os profissionais de marketing tenham mais trabalho, com mais pesquisas de mercado. Desconsiderar esse aspecto pode causar o insucesso do evento.
Diferentes formas de calcular o preço de um evento:
Fase de baixa concorrência (Fase I):
Preço = Margem + Custo
Sendo o custo um item fixo e a margem variável.
Fase de alta concorrência (Fase II):
Margem = Preço – Custo
Sendo o preço um item fixo e o custo um item variável.
Essa fase possui vários fatores internos e externos que podem influenciar na decisão de preço. Kotler e Armstrong (2003) citam os seguintes fatores:
Internos:
- Objetivos de Marketing
- Estratégia de Marketing
- Custo
- Estrutura de Preços
Externos:
- Natureza do mercado e da demanda
- Concorrência
- Economia
- Distribuição
- Governo
Fase da busca pela Vantagem Competitiva (Fase III):
Para alcançar sucesso nessa fase o único caminho é o da diferenciação que pode vir de qualquer parte do evento, como: diferenciação no segmento, diferenciação dos serviços, diferenciação no atendimento e diferenciação na imagem.
Conclusão:
É necessário que o promotor pesquise antes de definir um valor para o seu evento e mostrar diferenciação também nos serviços, no atendimento e na sua imagem. O preço é uma questão exclusiva e o patrocinador interessado é necessário para garantir verba no desenvolvimento do projeto.
Um único patrocinador:
Dependendo do valor necessário para cobrir os custos do evento e para gerar lucros com ele. É possível conseguir esse valor com apenas um grande patrocinador. Não é recomendado se o promotor pretende expor sua marca, pois a mesma pode ser ofuscada.
Mais de um patrocinador, com cotas de valores benefícios similares:
Nesse caso, o promotor oferece apenas um nível de cota, com o valor do evento sendo dividido entre os patrocinadores.
Mais de um patrocinador com cotas e valores diferenciados:
Autor: Giacaglia, Maria Cecília
Titulo: Eventos:como criar, estruturar e captar recurso
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