Capítulo 6 - Planejamento da venda

O sucesso na venda de um projeto de evento está conexo ao bom planejamento, que inclui as fases de treinamento, elaboração de material de apoio e incremento do plano de ataques.
A etapa de Treinamento envolve:
· Experiência na “aquisição” de patrocínio;
· Estudo do mercado de eventos;
· Estudo do projeto.

A segunda fase, elaboração de material de apoio, inclui a exposição institucional, conceito do evento, público-alvo, formato, cotas, benefícios e valores, etc.
O plano de ataque, a terceira e última fase, refere-se ao estudo dos “suspects”, processo decisório, abordagens e campanhas personalizadas.

1. Treinamento

1.1 Experiência na aquisição de patrocínio

Nesta fase é importante que o vendedor do evento vivencie a aquisição de patrocínio de alguns eventos. O vendedor necessitará colocar-se na posição do cliente para tentar compreender suas aflição e dificuldades ao apostar em um evento.

1.2 Estudo de mercado

É indispensável conhecer o mercado de eventos, além de estudar e se atualizar decididamente sobre o setor, a concorrência, etc.
Outro fator importante é que o vendedor tenha um entrosamento aprofundado do processo de organização de um evento.

1.3 Estudo do projeto

Fator fundamental para a venda de um projeto é o conhecimento profundo que o vendedor deve ter do próprio projeto.
Para a aquisição de domínio total sobre o projeto do evento significa estudar e compreender os seus aspectos estratégicos e os operacionais.
Na maioria das vezes, um comprador não irá favorecer um projeto cujo próprio vendedor desconheça o mesmo.

2. Elaboração de material de apoio

Após a estruturação do projeto de um evento, o agente deve elaborar um documento que apresente a empresa, o projeto de forma profissional, persuasivo e abrangente.
Esse documento auxiliará o vendedor a negociar com possíveis patrocinadores.

2.1 Apresentação institucional da empresa promotora··Nessa parte, deve ser apresentadas à empresa e sua história. Caso a empresa seja atual, os promotores devem fornecer os seus próprios históricos profissionais para explicar a abertura do negócio.

2.2 Conceito do evento

Após a apresentação da empresa e sua história, deve-se oferecer, de forma clara, o conceito fundamental do evento, determinando a estruturação do projeto. Esse item deve conter o tema central, missão, objetivos (principal e secundários), público-alvo do evento.

2.3 Justificativa

Nessa parte, devem ser proporcionados os dados que demonstram a relevância do evento e mostrar a necessidade ou tendência forte de mercado.

2.3 Público-alvo

Deve ser feita uma apresentação mais por menorizada admissível do perfil e das características em comum dos participantes a serem convidados.

2.4 Formato do evento··No formato do evento deve constar:
- Local: mostrar a afinidade do local com o evento. Colocar endereço completo, direção para se chegar ao local, suas características e justificar a escolha do mesmo;
- Data: deve estar impressa já na capa do documento (assim como o local);
- Atividades: devem ser descritas todas as atividades antecipadas no evento, indicando as possibilidades de interação entre patrocinadores e participantes.
- Palestrantes: devem ser exibidas no documento informações importantes sobre cada palestrante, além de conter o tema da exposição com tópicos da substância, histórico do palestrante e o motivo da sua escolha.
- Programação: deve conter data, horário de início e término das atividades, além de fazer com que o comprador consiga identificar o que ocorrerá a cada momento do evento.

2.5 Cotas de patrocínio, benefícios e valores··Devem constar à apresentação dos conseqüente itens de cotas de promoção:
– Benefícios oferecidos: os benefícios devem ser apresentados de forma clara e abrangente e, devem ser, sobretudo, essencial.
– Número de cotas, valor de aquisição e condições de pagamento.
– Edificação de uma proposta única.

2.6 Outros conhecimentos que fazem toda a diferença

Esse item deve conter os participantes e patrocinadores que já foram confirmados.

A terceira fase, o plano de ataque, será abordado no capítulo 07 deste livro.