Clique na imagem abaixo e visualize o cartaz modelo proposto para o Evento:

Capítulo 9 - A avaliação do evento

Após o término do evento é feita uma reunião de follow-up paea que se obtenha informações sobre a satisfação dos resultados do evento e se possível a assinatura do contrato para o próximo evento. São feitas avaliações do ponto de vista dos visitantes e usadas como instrumento de pesquisa.
Por ultimo é feita a apresentação dos resultados aos patrocinadores onde são discutidos os resultados do evento e avaliada uma possível venda do próximo evento.

Autor: Giacaglia, Maria Cecília

Titulo: Eventos:como criar, estruturar e captar recurso

Capítulo 8 - Comunicação e venda do produto

Depois de gerada a idéia, estruturado o projeto do evento, tendo sido identificado o target, analisada a viabilidade financeira e realizado o planejamento comercial o promotor do evento terá agora que vender o projeto, enfrentando recusas e vencendo a concorrência.
A autora do livro discute técnicas de venda e as maneiras corretas de abordagem dividindo a venda em fases.

FASE I – Agendamento da visita

O promotor de eventos geralmente representa toda uma empresa e a venda do seu evento é feita para um patrocinador que também representa uma empresa, ou seja, um Business – to – Business. O promotor encontrará muitos obstáculos na venda de sua idéia e o primeiro deles é agendar uma visita entrevista com um possível parceiro em potencial.
Para conseguir uma entrevista com os altos executivos o promotor quase sempre passa por uma triagem, feita por atendentes ou secretarias, que tem como obrigação escolher os assuntos que sejam pertinentes à empresa.
O agendamento de uma visita é um grande passo na venda do evento, técnicas para uma abordagem correta são utilizadas para que a abordagem por telefone seja eficaz. A apresentação correta, como valorização do promotor ao se apresentar pode acabar fazendo com que o mesmo consiga o agendamento.

FASE II – Primeira reunião

Em seu primeiro contato com o decisor, o vendedor deve despertar a atenção e a curiosidade do mesmo sobre o assunto a ser tratado. Feito isso agora é o momento de escutar e de fazer perguntas pertinentes que levem as duas partes a um consenso.
Algumas regras são essenciais ao sucesso dessa fase:
-Empatia: o vendedor deve criar empatia no inicio da conversa e conquistar a atenção do contato usando as seguintes sugestões:
*Citar os relacionamentos em comum
*Envolver o contato na conversa
*Descontrair a reunião

-Motivação: identificar durante a conversa quais são as motivações daquele contato como:
*Segurança
*Inovação
*dinheiro
A fim de mostrar conhecimento, usar a abordagem consultiva e explorar a motivação do contato - target também é muito importante.

FASE III – A apresentação do projeto

A apresentação do projeto deve ser feita quando o promotor se sente pronto e certo de sua abordagem. Esse momento pode ocorrer durante a primeira reunião, ou em reuniões posteriores, agendadas ao final da primeira.
Algumas regras são essenciais na preparação desse momento:
1- Tempo de apresentação.
2- Infra – estrutura tecnológica
3- Forma de apresentação
4- Cópias da apresentação
5- Customização real

Algumas mensagens, ligadas aos fatores motivadores do contrato – target, podem ser colocadas durante a apresentação.

Fase IV – A negociação

Na Fase de negociação o vendedor enfrentará uma serie de objeções e questionamentos sobre o projeto e seus valores. Há dois tipos de situações possíveis de objeção:
1- Negativa firme e decidida: quando as objeções são muito fortes e fechadas.
2- Questionamentos e negativas abertas: quando o cliente efetua perguntas e levanta duvidas ou objeções flexíveis, está demonstrando interesse, mas ainda há algo a resolver.
Algumas regras para uma boa argumentação das objeções desse tipo são:
-não brigar por posições
-não ficar preso a uma objeção
-ouvir e dar credito ao cliente

Fase V – Conclusão

O promotor não deve confiar muito e não deve contar com recursos que não estejam em suas mãos. A negociação somente termina quando é feita a assinatura do contrato.
Uma das habilidades, portanto, de um bom vendedor é ser imediatista e não perde o foco nem o objetivo fival da negociação, que é a assinatura do contrato.

FASE VI – Follow-up

A ultima etapa do processo de venda de um evento – o follow-up é necessário para que o vendedor garanta a satisfação do cliente, levando-o a investir nas futuras edições do evento ou em outros eventos organizados ou promovidos por sua empresa.

Autor: Giacaglia, Maria Cecília

Titulo: Eventos:como criar, estruturar e captar recurso

Café da Manhã Natural

Foi realizado em sala de aula o café da manhã temático de cada grupo. O nosso foi o primeiro, o tema foi natural. Estava repleto de frutas, sucos e torradas com patê, tudo bem light!!
As fotos ficaram meio ruins porque foram tiradas com celular...
E já estava no fim do café, a mesa vazia mostra o sucesso (rs) !

Capítulo 7 - Desenvolvimento de um plano de ataque

Em primeiro lugar, é preciso estudar sobre os suspects de forma a avaliar os perfis das empresas, os objetivos de marketing, as estratégias de eventos e a verba que elas reservam ao evento.
Em segundo lugar, é necessário um procedimento de análise e escolha da pessoa certa a ser contactada dentro das empresas, visando também o papel que ela desempenha, o andamento de decisão e o quanto elas são influentes.
Se mais breve o vendedor acha a pessoa adequada dentro das empresas, mais curto será o andamento e mais bem sucedido será o negócio. Muitas empresas deixam o poder da decisão nas mãos de uma pessoa, mas também pode estar nas mãos de mais pessoas ou difundida em diversas áreas.
As funções das pessoas que determinar a aquisição de um projeto de eventos são:
• Decisor final: responsável pelo orçamento da área de eventos, comunicação e marketing;
• Influenciador: Colocam as coisas em prática, são influentes, experientes e capazes de persuadir.Procurados nos momentos de decisão.
• Consultor: São externos a empresa. Informam sobre vantagens e desvantagens.
• Executores: Executam o evento, apontam pontos fortes e fracos, não dão a palavra final, mas podem vetar.
Deve-se identificar os responsáveis pela decisão de projetos de eventos e estudar o andamento do processo e o tempo médio do seu cumprimento para saber quando começar a negociar.
Pode-se dizer que existem dois caminhos a se seguir: o que o promotor propõe e só ele é concorrente e o que a empresa analisa diversos projetos e pontua os aspectos fortes e fracos de cada, eliminando o que não é viável.
Toda empresa tem o melhor momento para dar início à negociação com os suspects que estão relacionados com:
• Planejamento: Feito nos últimos meses do ano para que no próximo já esteja com as ações estabelecidas, pode ser anual, semestral ou trimestral. É importante que o suspect seja abordado pelo vendedor antes disso para que assim o projeto entre na pauta da reunião de planejamento.
• Calendário fiscal: cada empresa tem um e multinacionais seguem o ano fiscal do país de origem fazendo com que metas de receitas e estratégias diferentes, em momentos também diferentes.
Em relação às abordagens, é importante que seja personalizada. Se o vendedor já conhece o profissional, marcar uma reunião e fácil, mas quando não conhece é preciso estabelecer um plano de entrada efetivo para cada contato dentro da empresa que tenha:
• Contato-target: nome da empresa a ser contratada;
• Objetivo da abordagem: para cada participante no processo decisório pode ter um objetivo diferente;
• Forma de abordagem: telefone, e-mail, correspondência ou visita pessoal. Terá que ser a que o deixar mais à vontade.
• Mensagem: deve ser criada a partir das necessidades e dos anseios dos suspects. Para cada pessoa a ser contratada, haverá uma mais receptora variando de acordo com o nível hierárquico, papel decisório e função da pessoa na empresa.
• Plano da conversa: é preciso fazer um considerando-se todas as possíveis respostas e dúvidas, objetivando o agendamento da reunião, criando curiosidade no comprador.
Os recursos usados para contatar a empresa-target é uma “campanha” que tem que ser planejada. Os recursos são:
• E-mail de apresentação: antecede o contato telefônico introduzindo a abordagem que é difícil e deve ser produzido não só pelo vendedor.
• Envio de material: envio pelo correio de material informativo sobre o evento e a empresa promotora, pode ser antes ou após o contato telefônico;
• Evento de lançamento: organizado pela empresa promotora para lançar o projeto, pode ser um café da manhã em hotel próximo ou na empresa.
• Telegrama: forma clara, limitada e segura de aproximação com o decisor da empresa.
• Campanha de média: quando a empresa promotora tem verba disponível para divulgar com o objetivo de convocar possíveis investidores a conhecerem o projeto.
• E-mails seqüenciais: além do de apresentação, esse é usado para dar seqüência nas negociações, cada um com o seu objetivo e com uma seqüência lógica.
O importante é que não seja considerado na campanha de venda de um projeto somente um dos recursos acima. É imprescindível escolher os que melhor constituirão um contato consistente e sucinto.

Presentation

REALIZADORES:

Setor operacional:

* Liliana Almeida Castro, 23 anos, Turismóloga. Experiência no setor de vendas e atendimento ao público.

* Ana Paula Queiroz, 28 anos, Turismóloga. Experiência no setor administrativo por dois anos em Milão, Itália.

Setor de Marketing:

* Lorranne Andrade. Turismóloga. Experiência em eventos institucionais e outros.

* Isabella Campos. Relações Públicas. Cursos na área de Relações Públicas e marketing entre empresas.


Setor de Financeiro:

* Marina Gasparini.Turismóloga. Experiência em departamento financeiro.


* Laíse Avelar.Turismóloga. Experiência no setor hoteleiro e administrativo nos EUA.


O EVENTO

A Milla eventos realiza o workshop para o novo curso de Jogos Digitais criado pela PUC Minas São Gabriel à jovens pré – universitários, profissionais da computação, publicitários, designers gráficos, além de potenciais investidores na área de ciência e tecnologia, que queiram entrar em contato com essa área que está em pleno crescimento no mercado.

A TECNOLOGIA CADA VEZ MAIS ACESSÍVEL E PRESENTE:

A abrangência e importância dos Jogos Digitais e suas potencialidades no mercado cada vez mais favorável para área de tecnologia, que incluem jogos, que não só proporciona lazer, mas também estimulo no aprendizado, avanço tecnológico e espaço no mercado de trabalho.

CONECTADOS NO FUTURO!

* Pré-universitários, que pretendem ingressar no mundo da tecnologia como carreira.
* Profissionais de ciências da computação.
* Publicitários.
* Designers gráfico

* Investidores na área de ciência e tecnologia.

Onde e Quando?

Data prevista:
1º de Junho de 2008
Local:
Auditório do curso de Comunicação
Duração:
2 horas e trinta minutos
Horário:
17:00 ás 19:30 Horas


BENEFICIANDO INSTITUIÇÕES COM TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO!


* Valor do evento: R$ 5.000 (duas parcelas iguais, sendo a 1ª na assinatura do contrato e a 2ª após o evento.

* Exposição da marca em TODOS os banners, folders e outros materiais.

* Distribuição de todos os materiais em todas as unidades da PUC-MG.

Capítulo 6 - Planejamento da venda

O sucesso na venda de um projeto de evento está conexo ao bom planejamento, que inclui as fases de treinamento, elaboração de material de apoio e incremento do plano de ataques.
A etapa de Treinamento envolve:
· Experiência na “aquisição” de patrocínio;
· Estudo do mercado de eventos;
· Estudo do projeto.

A segunda fase, elaboração de material de apoio, inclui a exposição institucional, conceito do evento, público-alvo, formato, cotas, benefícios e valores, etc.
O plano de ataque, a terceira e última fase, refere-se ao estudo dos “suspects”, processo decisório, abordagens e campanhas personalizadas.

1. Treinamento

1.1 Experiência na aquisição de patrocínio

Nesta fase é importante que o vendedor do evento vivencie a aquisição de patrocínio de alguns eventos. O vendedor necessitará colocar-se na posição do cliente para tentar compreender suas aflição e dificuldades ao apostar em um evento.

1.2 Estudo de mercado

É indispensável conhecer o mercado de eventos, além de estudar e se atualizar decididamente sobre o setor, a concorrência, etc.
Outro fator importante é que o vendedor tenha um entrosamento aprofundado do processo de organização de um evento.

1.3 Estudo do projeto

Fator fundamental para a venda de um projeto é o conhecimento profundo que o vendedor deve ter do próprio projeto.
Para a aquisição de domínio total sobre o projeto do evento significa estudar e compreender os seus aspectos estratégicos e os operacionais.
Na maioria das vezes, um comprador não irá favorecer um projeto cujo próprio vendedor desconheça o mesmo.

2. Elaboração de material de apoio

Após a estruturação do projeto de um evento, o agente deve elaborar um documento que apresente a empresa, o projeto de forma profissional, persuasivo e abrangente.
Esse documento auxiliará o vendedor a negociar com possíveis patrocinadores.

2.1 Apresentação institucional da empresa promotora··Nessa parte, deve ser apresentadas à empresa e sua história. Caso a empresa seja atual, os promotores devem fornecer os seus próprios históricos profissionais para explicar a abertura do negócio.

2.2 Conceito do evento

Após a apresentação da empresa e sua história, deve-se oferecer, de forma clara, o conceito fundamental do evento, determinando a estruturação do projeto. Esse item deve conter o tema central, missão, objetivos (principal e secundários), público-alvo do evento.

2.3 Justificativa

Nessa parte, devem ser proporcionados os dados que demonstram a relevância do evento e mostrar a necessidade ou tendência forte de mercado.

2.3 Público-alvo

Deve ser feita uma apresentação mais por menorizada admissível do perfil e das características em comum dos participantes a serem convidados.

2.4 Formato do evento··No formato do evento deve constar:
- Local: mostrar a afinidade do local com o evento. Colocar endereço completo, direção para se chegar ao local, suas características e justificar a escolha do mesmo;
- Data: deve estar impressa já na capa do documento (assim como o local);
- Atividades: devem ser descritas todas as atividades antecipadas no evento, indicando as possibilidades de interação entre patrocinadores e participantes.
- Palestrantes: devem ser exibidas no documento informações importantes sobre cada palestrante, além de conter o tema da exposição com tópicos da substância, histórico do palestrante e o motivo da sua escolha.
- Programação: deve conter data, horário de início e término das atividades, além de fazer com que o comprador consiga identificar o que ocorrerá a cada momento do evento.

2.5 Cotas de patrocínio, benefícios e valores··Devem constar à apresentação dos conseqüente itens de cotas de promoção:
– Benefícios oferecidos: os benefícios devem ser apresentados de forma clara e abrangente e, devem ser, sobretudo, essencial.
– Número de cotas, valor de aquisição e condições de pagamento.
– Edificação de uma proposta única.

2.6 Outros conhecimentos que fazem toda a diferença

Esse item deve conter os participantes e patrocinadores que já foram confirmados.

A terceira fase, o plano de ataque, será abordado no capítulo 07 deste livro.

Capítulo 5 - Previsão dos resultados da arrecadação de recursos

De posse de informações como valor total do evento, objetivo do número de investidores, target de investidores e níveis de cotas de patrocínio, é possível construir tipos diferentes de formatação do pacote de patrocínio e simular resultados de cada um.

Para isso, é necessário que se parta da construção de um funil de prospecção contendo as diferentes fases da venda de um projeto de evento e depois se efetua o cálculo de cada uma de suas etapas. Para tanto, o promotor deve seguir as seguintes fases:

Fases percorridas pelo promotor na venda de um projeto

· Suspects: Todas as empresas e pessoas integrantes do universo target de patrocínio e com isso são potenciais investidores.

· Prospects: Empresas e pessoas com as quais o vendedor do projeto obteve o primeiro contato.

· Leads: Empresas e pessoas que responderam ao primeiro contato e / ou que expressaram interesse em mais informações e com isso, são potenciais investidores.

· Leads qualificados: Empresas e pessoas de nível decisório, que demonstraram necessidade eminente com relação ao evento, adequação do projeto a essa necessidade e que têm orçamento disponível.Com isso, são potenciais investidores prontos a receber uma proposta.

· Oportunidades: Proposta emitida ao decisor do projeto

· Vendas: Contrato assinado

O conjunto das fases do funil de prospecção constitui o que se chama de ciclo de vendas, e cada uma delas tem duração diferente, variando de empresa para empresa, de produto para produto e de setor para setor.

A amplitude do funil indica a eficácia do promotor de eventos em transformar suspects em clientes patrocinadores do evento. Quanto mais estreito o funil, mais eficaz o promotor e, consequentemente, menores a duração do processo e os custos nele envolvidos.

A construção de cenários de cotas de patrocínio e simulação de resultados

Trabalhando com as três variáveis que interferem no resultado da comercialização de um projeto de evento, é possível ao promotor de evento construir cenários e simular os resultados que possivelmente alcançará nesse processo.

Ao construir os cenários e realizar as simulações, é necessário que o promotor tome algumas precauções, tais como:

1. Considerar os benefícios constantes de cada nível para respeitar a regra custo/ benefício

2. Verificar se há universo de patrocinadores-target suficiente para os cenários analisados

3. Tomar cuidado para não criar “carnaval” de marcas

4. Tomar cuidado para não criar dependência de um único patrocinador

5. Simular também cenários com um, dois ou mais de três níveis.

Autor: Giacaglia, Maria Cecília

Titulo: Eventos:como criar, estruturar e captar recurso

Imagem Sugestiva Relacionada ao Evento

Capítulo 4 - Identificação, seleção e priorização de provedores de recursos para a realização de eventos

Para identificar e selecionar os possíveis patrocinadores e apoiadores de um evento, o promotor deve realizar pesquisas para localizar os mais prováveis e depois para priorizar aqueles que estariam em condições de assumir essa ocupação e ao mesmo tempo seriam de interesse para o promotor.

Modalidades de obtenção de recursos para o financiamento de eventos

Estão disponíveis no mercado várias fontes de obtenção de recursos como: patrocínio, co-patrocínio, patrocínio com uso das leis de incentivo fiscal, parceria, apoio e venda de ingressos/convites que serão utilizados de acordo com as características da empresa, o objetivo da empresa com a arrecadação de verba e as características do evento. Elas serão especificadas a seguir:

Patrocínio: é a transferência de recursos financeiros de um patrocinador para um promotor para a realização de um evento ou de uma ação com finalidades exclusivamente promocionais, publicitárias ou de retorno institucional. A seguir serão discutidas algumas vantagens e desvantagens do patrocínio:

Vantagens do patrocínio:

· Vantagem financeira: com a participação de terceiros, o promotor consegue viabilizar financeiramente seu evento quando não disponibiliza de verba para cobrir todos os custos ou pretende cobrir parte deles ou até mesmo obter lucro com ele.

· Alavancar a imagem do evento e do promotor: quando o promotor não tem tradição de marca nem de organização de eventos, é interessante buscar marcas que garantam público e promovam a sua imagem.

· Alavancar os resultados com a participação de parceiros: a participação de parceiros será importante para multiplicar esforços e compartilhar despesas e resultados alavancados por essa parceria.

Desvantagens do patrocínio:

· Efeito sombra: se o promotor pretende promover sua imagem, não será vantajoso colocar marcas com maior mind-share que a sua, mesmo que de setores diferentes, correndo o risco de o evento mudar de “dono”.

· Dependência: se um patrocinador for responsável por cobrir, totalmente ou em grande parte, os custos do evento, haverá uma relação de dependência muito grande entre promotor e patrocinador.

· “Carnaval de marcas”: se for necessário um número muito alto de patrocinadores para cobrir os custos do evento, o promotor pode promover um “carnaval de marcas” fazendo com que o evento passe a ser de todos e de ninguém ao mesmo tempo.

· “Amigo – concorrente”: mesmo sem a intenção de abrir espaço para que concorrentes diretos patrocinem seu evento, o promotor pode, sem perceber, arrecadar empresas concorrentes indiretas.

Patrocínio com uso das leis de incentivo fiscal: é uma subcategoria do patrocínio baseada na troca de recursos de patrocínio por abatimentos nos impostos da empresa utilizando-se das leis de incentivo fiscal, podendo somente ser oferecida aos projetos culturais ou do Terceiro Setor e requer uma série de procedimentos para sua viabilidade. Existem leis de iniciativa federal, estadual e até municipal e cada uma define o tipo de patrocínio a que se refere e como esse patrocínio pode ser obtido. A Lei Rouanet, Lei do Audiovisual e Lei de Institutos e OSCIPs são as leis federais mais conhecidas.

Existem empresas cujo negócio é a capitação de recursos de patrocínio para projetos culturais, esportivos, sociais e até empresariais que estão mais aptas a orientar o promotor que pretende propiciar ao patrocinador o usufruto dos benefícios das leis em projetos de eventos culturais ou sociais.

Co-patrocínio: ocorre quando duas empresas compartilham uma cota de patrocínio de evento promovido e organizado por um terceiro.

Parceria: é a junção de esforços e recursos complementares de duas ou mais empresas que já atuam em conjunto no mercado na promoção ou organização de determinado evento, visando a objetivos e interesses comuns com os seus resultados.

Apoio: é a disponibilização de recursos próprios, não-financeiros, porém necessários ao evento. O apoio é normalmente empregado na divulgação do evento, na promoção do evento, na administração da venda de ingressos, no transporte, no pacote de viagens e hospedagem, na infra-estrutura e na produção.

Venda de ingressos/convites: é a obtenção de recursos por meio da venda de ingressos aos convidados do evento e é normalmente empregada em feiras e eventos de renome nacional e até internacional.

Identificação do universo de possíveis patrocinadores

Antes de partir para a identificação de possíveis patrocinadores, o promotor deve ter em mente os objetivos de sua empresa para a arrecadação dos recursos e o número-alvo de patrocinadores.

Os objetivos das empresas podem ser de vários aspectos como, por exemplo, as que buscam uma cobertura parcial ou total dos custos, mas sem interesse de lucrar com o evento, outras têm o objetivo de gerar lucro com o evento.

Já em relação ao número-alvo de patrocinadores, não existe fórmula para se chegar à configuração ideal, mas é possível estabelecer limites mínimos e máximos que norteiem o promotor nessa decisão tais como:

· Limite mínimo: número de patrocinadores abaixo do qual não é possível trazer o retorno financeiro desejado.

· Limite máximo: número que extrapolaria os resultados financeiros, mas que não atrairia patrocinadores.

Quando o promotor parte para a identificação e seleção dos possíveis patrocinadores, muitas vezes desconsidera uma série de empresas por não estarem diretamente relacionadas ao tema ou ao segmento prioritário do evento.

Para identificar esse universo, deve-se percorrer o mercado e listar todos os segmentos, categorias e portes de empresas que podem se interessar pelo evento, sem restrições nem bloqueio de idéias. Com essa lista em mãos, enumeram-se as empresas que compõem cada um desses segmentos e parte-se para a seleção ou priorização dos targets.

Dessa lista, devem constar as seguintes categorias:

· Segmentos diretamente relacionados ao conteúdo do evento e que compartilham dos mesmos interesses e objetivos do promotor

· Segmentos indiretamente relacionados ao conteúdo do evento e que, apesar de não terem objetivos comuns aos do seu promotor, visam a interesses específicos relacionados a uma ou mais características do evento podendo estar relacionado ao público-alvo, à localização, à divulgação oferecida e a outros aspectos do evento

· Parceiros: independentemente do segmento ao qual pertencem, todas as empresas parceiras de negócios do promotor do evento devem fazer parte da lista prioritária de possíveis patrocinadores.

Normalmente os segmentos diretamente relacionados ao tema central do evento e os parceiros investem em patrocínios, por terem objetivos similares aos do promotor do evento. Já os sem relação direta terão interesse apenas em apoios ou em cotas de patrocínio menores.

Relação de empresas-alvo

Após listar os segmentos direta e indiretamente envolvidos no tema do evento e os parceiros de negócios da empresa, o promotor deve preparar uma relação de todas as empresas constantes em cada um desses segmentos. No caso dos segmentos diretamente envolvidos e que investirão no evento, as empresas devem ser classificadas em três grupos: de pequeno porte, de médio porte e de grande porte. Já no caso dos parceiros, é necessário identificar o segmento de cada empresa para averiguar conflitos com os demais patrocinadores.

No caso de busca por apoio onde não há investimentos diretos envolvidos e sim serviços oferecidos, o promotor do evento deve primeiramente identificar os segmentos relacionados e, em seguida, as possíveis instituições apoiadoras.

Identificação do potencial de arrecadação dos segmentos-alvo

Para calcular o potencial de investimento dos segmentos-alvo, sugere-se a utilização de duas planilhas, sendo que na primeira tem que conter valores estimados de investimentos de parceiros e a Segunda com valores dos segmentos patrocinadores.

A soma de valores resultantes dessas duas planilhas representará o valor total estimado de arrecadação de verba para o evento.

Seleção do universo de possíveis patrocinadores

Para essa seleção, são necessárias pesquisas que considerem os seguintes aspectos: perfil da empresa, objetivos de marketing, estratégias de eventos e orçamento destinado a eventos.

Perfil da empresa

As informações próprias do perfil de uma empresa referem-se a: nome, endereço, telefone, website, faturamento anual, segmento, principais executivos, produtos e serviços, descrição do negócio, concorrentes, clientes, fornecedores e distribuidores, entre outros.

Objetivos de marketing

As empresas optam por patrocinar eventos que estejam diretamente relacionados com seus objetivos. Então para a empresa formar seu Target é preciso pesquisar.

O promotor do evento tem acesso aos objetivos de seus clientes por três motivos:

a- Parceria: onde já existe um relacionamento cliente fornecedor. O fornecedor adota uma abordagem consultiva e se transforma em parceiro podendo identificar as necessidades e os principais problemas de seus clientes.

b- Desenvolvimento de um evento: o promotor se utiliza pesquisas internas e externas que apresentam os objetivos, necessidades e anseios de um pool de empresas. Nesse caso, o vento e gerado para atender a um grupo conhecido.

c- Seleção de Target: o promotor já desenvolveu seu projeto e busca investidores. Pode ter acesso aos objetivos de seus prospects.

A autora dividiu em três categorias os objetivos de marketing:

-Objetivos de crescimento: a empresa já tem um número expressivo de clientes, mais cuja receita proveniente deles ainda não está em patamares desejados, optam por uma estratégia que vise o crescimento. Para isso é muito importante o relacionamento.

-Objetivos de aquisição: aumentar a base atua de clientes, porque ã tem número satisfatório ou porque entram em um novo mercado serão realizadas ações que promovam a imagem e a marca da empresa.

-Objetivo de consolidação: as empresas estão sofrendo fortes ameaças por parte de novos concorrentes, ou ate dos atuais. A empresa necessita desenvolver barreiras de entrada de concorrência. O relacionamento é, assim como no objetivo de crescimento, ingrediente essencial para o sucesso.

A empresa pode adotar um objetivo de marketing para cada produto.

Análise dos componentes de marketing

Existem várias formas de analisar a distribuição de verbas e dos recursos de marketing das empresas. Para essa distribuição, será analisado o objetivo principal com cada atividade, que pode ser:

-Exposição da marca: investir com prioridade na exposição da marca e a promoção de sua imagem ou da imagem de seus produtos e serviços. Investimento principalmente em propaganda e publicidade.

- Relacionamento: o relacionamento que a empresa mantém com seus clientes, fornecedores, distribuidores e parceiros como chave para o sucesso.

-Vendas: a empresa investe com maior prioridade nas vendas. A atividades de marketing utilizadas para esse propósito são as promoções de venda, o material de merchandising e as televendas.

Modelo de negócio

Outro aspecto que deve ser considerado ao se analisar o plano de marketing e a sua influencia na propensão da empresa em investir na proposta é o seu modelo de negócio. Nas empresas que vendem produtos e serviços para outras – modelo B2B(Busines-to-Busines) – os investimentos em exposição da marca são, normalmente, menos do que os de relacionamento. Já o mercado de bens de consumo – ou B2C(Busines-to-Consumer) – ocorre o contrario.

Estratégia de eventos

Há empresas que historicamente investem em eventos sempre com as mesmas características, e outras que não têm histórico anterior de participação em eventos.

Mostrar conhecimento do objetivo, empresa a empresa confere ao vendedor do projeto um diferencial no mercado.

Compilação dos dados

Deve levar em consideração apenas os aspectos importantes para a sua análise. Para cada tipo de empresa haverá diferentes aspectos a serem estudados. Mas de uma maneira geral, pode se dizer que eles estão relacionados aos seguintes itens:

-Volume: analisar o número de eventos que a empresa realiza ou de que participa.

-Sazonalidade: concentração de participação em eventos em certa época do ano.

-Forma de participação: algumas empresas priorizam os eventos próprios, isto é, realizados por elas mesmas. Já outras preferem patrocinar eventos de terceiros, por não possuírem estrutura própria para a realização, ou porque acreditam mais nessa modalidade.

-Objetivo principal: empresas que almejam a aquisição de novos clientes tendem a optar, entre outras, por ações de vendas.

-Tipo de evento: O tipo de evento da preferência da empresa pode ser base para uma oferta dentro de seu perfil.

Analise dos resultados

-Objetivo de vendas: eventos que promovam ou que permitam a venda ou a negociação no próprio local.

-Objetivo de exposição da marca: se o evento com objetivo principal de vendas permitir à empresa também uma exposição razoável de sua marca, ele estará atendendo aos seus dois principais objetivos.

Orçamento destinado a eventos

O orçamento da área de marketing é definido pelas empresas após o estabelecimento de seus objetivos, estratégias e planos de ação. É somente aí que ela será capaz de quantificar seu mercado alvo, suas metas de participação neste mercado, sua estratégia de marketing e seus planos táticos para atingir os objetivos. Existem várias formas de se estabelecer esse valor. A mais comumente empregada, devido à sua simplicidade, é definir um percentual sobre a receita, passada ou projetada. Varias de acordo com a estratégia da empresa, conforme o modelo de negocio da empresa.

Priorização das empresas dentro do universo de possíveis patrocinadores

Após a realização das pesquisas apontadas anteriormente, é possível ao promotor selecionar as empresas-target que serão abordadas comercialmente, com prioridade.

a) As empresas com maior propensão a investir no patrocínio, divididas por parte, segmentos e outras categorias de interesse do promotor;

b) As empresas que mais interessam o promotor

Ferramenta de priorização do universo

Existem na literatura especializada em marketing várias metodologias para priorizar targets. Uma possível ferramenta de apoio à priorização, cuja aplicação é simples e eficaz deve ser usada para cada segmento, nível, ou outra categoria, obtendo-se assim varias listas separadas de prioridade.

Critérios utilizados

a- Valor da imagem: pode-se identificar empresas, que ao patrocinarem um determinado evento, podem alavancar a sua imagem, ou prejudicarem a mesma.

b- Relacionamento: quando o promotor tem relacionamento forte com o possível investidor, é mais fácil conseguir a sua participação no evento.

c- Potencial de investimento: nesse critério será, agora, analisado o faturamento especifico de cada empresa-target e o seu orçamento de marketing, comunicação ou eventos, dependendo do nível de informações que o promotor obteve.

d- Históricos de investimentos: se esse suspect tem histórico favorável de investimento nesse tipo de evento.

e- Quando o segmento do evento está diretamente ligado ao do suspect, as probabilidades de ter a sua participação serão maiores.

Aplicação

Em planilha de cálculo, deve-se listar as empresas foi segmento e anotar o valor das notas atribuídas a cada critério.

Definição e divulgação das must win

Quando se define o universo das empresas potenciais investidoras, há sempre aquelas, em número bastante restrito, que são de maior interesse do promotor do evento. São comumente denominadas must win. Já foi visto como priorizar essas empresas e obter as “preferidas”. É preciso, então, que se divulgue essa lista a todos os envolvidos na organização e na venda do evento para que possam dar atendimento prioritário.

Autor: Giacaglia, Maria Cecília

Titulo: Eventos:como criar, estruturar e captar recurso

O Evento

O 1º Workshop de Jogos Digitais trata-se de um evento que abordará as questões interdisciplinares envolvidas nos jogos digitais no âmbito educacional como ferramenta de ensino-aprendizagem, desde a Educação Infantil aos programas de pós-graduação.

Na atualidade ampliou-se a discussão referentes as potencialidades mercadológicas e pedagógicas dos jogos digitais. Os aprendizes do século XXI estão integrados com uma realidade pós-industrial, com novos valores e vivenciando o ciberespaço. Diante desta realidade torna-se necessário repensar as metodologias de ensino-aprendizagem adotadas nos ambientes acadêmicos da Educação Infantil até aos programas de pós-graduação. Neste contexto os jogos digitais recebem destaque pelo fato de serem considerados excelentes ferramentas motivadoras que poderão ser adotadas como uma metodologia de ensino-aprendizagem. Desde os primórdios da Informática na Educação que os jogos educativos estão em pauta, entretanto tal ferramenta precisa ser revisada através de uma abordagem contemporânea e transdisciplinar que adequa-se a este aprendiz do século XXI, resgatando o sentido original dos jogos que trata-se da ludicidade, do prazer, tornando-se menos didatizantes e conteudistas e tornando-os verdadeiros artefatos culturais potencializadores de Inclusão Digital.

Assim, o objetivo principal deste workshop é ampliar o debate teórico-prático através de um enfoque transdisciplinar questões referentes ao projeto, implementação, avaliação e adoção de jogos digitais com fins educativos explícitos ou implícitos no processo de ensino-aprendizagem. Desta forma ampliando os potenciais dos ditos jogos comerciais como forma de ensino-aprendizagem semelhante as demais obras audiovisuais.

Pretende-se debater sobre:

• Projetos;
• Novas tecnologias;
• Avaliação do processo de aprendizagem através dos jogos;
• Inclusão digital;
• E Vício nos Jogos Digitais.
  

Programação do Evento: 1º Workshop de Jogos Digitais PUC Minas

Data prevista: 1º de Junho de 2007
Local: Auditório do curso de comunicação
Duração: 2 horas e trinta minutos
Horário: 17:00 ás 19:30 Horas

Atividades paralelas:

• Exposições de trabalhos feitos por alunos;
  
• Exposição de pesquisas recentes (revistas, reportagens, tendências).

Resumo da palestra:

No inicio do evento as 17:00 será exposto por um dos organizadores, o resumo do que será proposto no contexto geral do evento, juntamente com o resumo da palestra que poderá ser administrada pelo coordenador do curso ou por um professor.

Abertura com um aluno > Palestrante > Participação de um coordenador profissional autodidata.

Fechamento com o coordenador ou profissional disponível.

Horários:

17:00 --17:30 = Resumo da palestra e a apresentação dos mesmos;

17:30 --18:00 = Aluno expondo seus ideais;

18:00 --19:00 = Participação de um convidado autodidata;

19:00 --19:30 = Palestra do coordenador / Agradecimentos e fechamento.

As exposições ficarão à disposição dos alunos durante e após as palestras.

Capítulo 3 - Benefícios Aos Patrocinadores E Cotas De Patrocínio

Após definir as atividades a serem desenvolvidas durante o evento, torna-se possível listar os benefícios essenciais para que o promotor possa definir cotas de patrocínio e seus valores e também elaborar propostas comercias para a venda dessas cotas.

Seleção dos benefícios oferecidos aos patrocinadores:

Os benefícios oferecidos devem estar relacionados a um ou mais dos três objetivos principais possíveis do evento: exposição da marca, relacionamento e venda.

A seguir apresenta-se as possibilidades e regras necessárias para se garantir uma adequada oferta de benefícios aos patrocinadores.

Exposição da Marca:

A seguir serão expostos exemplos de benefícios que podem ser oferecidos para a geração de exposição de marca:

1. Divulgação de mídia
2. Assessoria de imprensa
3. Peças de divulgação
4. Merchandising
5. Patrocínio do translado
6. Patrocínio do Keynote speaker

Existem varias possibilidades de Merchandising durante os eventos, dependendo da capacidade de inovar de seus promotores:

a) Inserção da logomarca em material de sinalização dos eventos

b) Distribuição de material promocional da empresa durante o evento

c) Entrega ou sorteios de brindes

d) Divulgação de vídeos

e) Menção de patrocinador

Palestras durante o evento:

Alguns cuidados devem ser tomados no momento em que esse beneficio é oferecido aos patrocinadores:

a) A ordem das palestras seguirá um critério estabelecido e bem divulgado.

b) O conteúdo das palestras será analisado pelo promotor do evento visando à padronização visual, á duração e ás características que identifiquem sua relação direta e clara com o tema principal do evento.

c) A duração de uma palestra efetuada por patrocinadores não deve ultrapassar 30 minutos.

d) Os recursos necessários à apresentação devem ser apresentados com antecedência.

e) Os palestrantes das empresas patrocinadoras devem ser escolhidos de acordo com critérios que considerem a notoriedade no assunto, o nível de hierárquico e o domínio da platéia.

Estande ou espaço exclusivo:

O promotor deve oferecer um layout do pavilhão de exposição e permitir, sempre com um critério justo e preestabelecido, que o patrocinador escolha o local de seu estande.

Ações sócias e entretenimento:

Os benefícios relativos a cada atividade social ou de entretenimento são descritos a seguir:

a) Atividades esportivas

b) Almoços, jantares, coffe breaks ou coquetéis.

c) Salas de relaxamento ou beleza

d) Shows

e) Cursos de aperfeiçoamento pessoal

f) Sala de Internet

Estratégias pré e pós-eventos:

Um grande desafio dos administradores e da manutenção é conseguir um mailing list de clientes e prospect, que no Brasil é de difícil acesso.

As ações pós-evento devem ter inicio antes do evento, continuar durante sua execução e se perpetuar após seu termino.

Algumas idéias de ações pós-evento que podem ser oferecidas aos patrocinadores:

a) Mais do que um RSVP

b) Contrato pré-evento

c) Mailing dos participantes

d) Envio de material

e) Pós-evento

f) Administração de Mailing e das Ações

Avaliação do evento:

Oferecer, como parte dos benefícios do patrocínio, o resultado da avaliação do evento, devido à importância dessa ação, não somente para facilitara negociação do patrocínio, como também para que o próprio promotor do evento possa entender os pontos fortes e fracos que servirão de base para as melhorias nas próximas edições.

CÁUCULO DO VALOR DO EVENTO

É uma fase de grande importância para a estruturação do evento. É uma tarefa complexa para o promotor que precisa atrair lucros e investidores para o evento.

Identificar custos do evento:

Para o evento não dar prejuízo o promotor deve levantar todos os custos envolvidos. Dessa forma podendo cobrir custos além de obter lucro. É necessário, em primeiro lugar, avaliar as principais atividades e fazer um levantamento dos gastos previstos para eles considerando as margens de erro. Deixando para os custos não previstos cerca de 20% a 40%. A soma do Custo Levantado ou CL com os custos não previstos, total este denominado CFE ou Custo Final Estimado se torna parte do orçamento do evento, não podendo ser ultrapassado. Ele vem na seguinte formula:

CFE do evento = CL/0,8

Sendo 0,8 uma estimativa de 80% do CFE ao CL e 20% aos custos não previstos ou de menor valor.

Em cada tipo de evento há um item de maior peso, como os custos de eventos consideram um numero elevadíssimo de itens, para que o cálculo seja feito com maior exatidão sugere-se a utilização de uma tabela que contém os itens, não deixando de colocar os pormenores, que podem ser introduzidos em subitens.

Calcular o valor do evento:

Calcular o valor dos produtos e serviços hoje em dia é bastante complexo. Pois os preços e produtos estão em constante modificação o que faz com que os profissionais de marketing tenham mais trabalho, com mais pesquisas de mercado. Desconsiderar esse aspecto pode causar o insucesso do evento.

Diferentes formas de calcular o preço de um evento:

Fase de baixa concorrência (Fase I):

Preço = Margem + Custo

Sendo o custo um item fixo e a margem variável.

Fase de alta concorrência (Fase II):

Margem = Preço – Custo

Sendo o preço um item fixo e o custo um item variável.

Essa fase possui vários fatores internos e externos que podem influenciar na decisão de preço. Kotler e Armstrong (2003) citam os seguintes fatores:

Internos:

• Objetivos de Marketing
• Estratégia de Marketing
• Custo
• Estrutura de Preços

Externos:

• Natureza do mercado e da demanda
• Concorrência
• Economia
• Distribuição
• Governo

Fase da busca pela Vantagem Competitiva (Fase III):

Para alcançar sucesso nessa fase o único caminho é o da diferenciação que pode vir de qualquer parte do evento, como: diferenciação no segmento, diferenciação dos serviços, diferenciação no atendimento e diferenciação na imagem.

Conclusão:

É necessário que o promotor pesquise antes de definir um valor para o seu evento e mostrar diferenciação também nos serviços, no atendimento e na sua imagem. O preço é uma questão exclusiva e o patrocinador interessado é necessário para garantir verba no desenvolvimento do projeto.

Um único patrocinador:

Dependendo do valor necessário para cobrir os custos do evento e para gerar lucros com ele. É possível conseguir esse valor com apenas um grande patrocinador. Não é recomendado se o promotor pretende expor sua marca, pois a mesma pode ser ofuscada.

Mais de um patrocinador, com cotas de valores benefícios similares:

Nesse caso, o promotor oferece apenas um nível de cota, com o valor do evento sendo dividido entre os patrocinadores.

Mais de um patrocinador com cotas e valores diferenciados:

Nesse caso, são oferecidos diferentes níveis, no qual são distribuídos valores diferentes para cada patrocinador Não é vantagem se o promotor não possui benefícios suficientemente diferenciados para comportar mais de um nível de cota de patrocínio.


Autor: Giacaglia, Maria Cecília

Titulo: Eventos:como criar, estruturar e captar recurso